Rendicontazioni e revisioni

Livello: sottoserie

Estremi cronologici: 1479-1774

Consistenza: 338 unità

La tenuta e le modalità di consegna ai sindaci revisori dei libri di entrata e uscita di alcuni ufficiali fra i più rappresentativi, era stata regolamentata con precisione fin dagli inizi del XV secolo, prevedendo il loro condizionamento ("in foliis integris cum cubertis carte pecudine vel edine [sic] et cum titulo libri ac foliis signatis cum signo 1. 2. 3. et ceteram") e la loro consegna nelle mani del cancelliere ¹ . Nel 1460 tali obblighi erano stati estesi a tutti gli ufficiali e camerlenghi, tenuti ora a restituire i loro libri di conti entro quindici giorni dalla fine del mandato ² . La necessità di tenere memoria di queste scritture una volta completate le operazioni di sindacato e la difficoltà oggettiva di conservare adeguatamente il numero crescente dei libri di amministrazione, portarono alla redazione di registri riassuntivi dove trascriverli integralmente sulla falsariga dei "Libri grossi" del camerlengato generale ³ . Fino all'istituzione del cassone tale accortezza fu riservata al camerarius extraordinariarum expensarum (sottoserie "Libro grosso" dell'entrata e uscita dei camerlenghi delle spese straordinarie ) e al provisore (detto anche gabelliere o camerlengo) di Gabella. Il primo era figura istituita a partire dal 1462 e scomparsa nel 1526, in carica per un quadrimestre, affiancata da un notaio e destinata ad erogare le cifre stanziate "pro reficiendis domibus Castri veteris et pro reficiendis et manutendis muris Comunis" ⁴ .
Il gabelliere svolse fino almeno agli anni Ottanta del Cinquecento un ruolo di primo piano nella struttura amministrativa comunale, dove sin dal XIV secolo fu incaricato dell'esazione diretta di alcuni cespiti e della riscossione di quelli rimasti insoluti spettanti ad altri camerlengati ⁵ . Nel suo "liber introytus et exitus", trascritto integralmente nel Campione dei gabellieri (1518-1527) ⁶ , in partite "distincte et separate" il notaio della "maggior Gabella" poneva in entrata al gabelliere le riscossioni delle gravezze delle "teste" ⁷ e dell'estimo ⁸ , dei debiti registrati nei vari spogli, della gabella sui contratti e delle condanne del Danno dato ⁹ . In uscita venivano registrate le poche spese relative all'ufficio e alla fine del mandato le restituzioni dei denari riscossi al camerlengo generale, che venivano annotate a consuntivo nel Libro grosso di quest'ultimo ¹⁰ .
Per tutelarsi dalle frequenti dispersioni dei libri di amministrazione non sottoposti a registrazione particolare, nel 1558 si stabilì che tutti gli ufficiali dovessero trascriverli integralmente prima del sindacato nei cosiddetti Libri dell'entrata e uscita degli ufficiali del Comune (1558-1603) chiamati correntemente i "Registri del Comune" ¹¹ , dai quali nel 1599 si distaccarono i Libri dell'entrata e uscita dei provveditori dove vennero trascritte per circa un decennio le "ragioni" degli ufficiali che sovrintendevano ai lavori pubblici ¹² . Nel 1559 si affidò al cancelliere il compito di "infilzare" tutte le scritture già sindacate dividendole anno per anno. Queste sono state ora raggruppate in tante sottoserie di Libretti dell'entrata e uscita degli ufficiali del Comune quanti furono gli ufficialati che li produssero dato che, presumibilmente nel corso dell'ordinamento del 1896, ciò che rimaneva delle antiche filze annuali fu smembrato e i registri numerati singolarmente. Nell'ambito dello stesso provvedimento ci si preoccupò di assicurare la conservazione anche di tutte le altre scritture preparatorie necessarie per il corretto svolgimento delle operazioni di revisione: si stabilì infatti che le ricevute rilasciate venissero conservate e copiate. Nella sottoserie Ricevute (1582-1597) sono confluiti i pochi originali superstiti "in foleis integris", mentre in quella Libri delle ricevute vi è la trascrizione integrale di tutte le "apoche solutionum" rilasciate fra il 1560 e il 1648, ad esempio, per le restituzioni di cassa effettuate nei passaggi di consegna fra un camerlengo e l'altro o per i pagamenti degli affitti dei beni comunali ¹³ .
Completano questa parte i Libri dei sindacati degli ufficiali del Comune (1488-1774) che contengono le registrazioni relative alle sentenze di sindacato emanate in prima istanza dai sindici ed in seconda dai soprassindaci comunitativi. Il movimento complessivo delle risorse comunitative, o quantomeno buona parte di esso, trovava come visto registrazione riassuntiva nei libri dei camerlenghi generali o dei cassonieri. L'ordinaria amministrazione invece degli specifici ambiti di intervento gestiti dal Comune colligiano si esplicava nell'attività di numerosi uffici chiamati a gestire concretamente le risorse della comunità in entrata e in uscita. Il lungo processo evolutivo iniziato con l'istituzione del cassonierato e culminato nel 1580 con la ridefinizione dei compiti del camerlengo generale aveva ridotto la parcellizzazione gestionale delle risorse comunitative, fino a quel momento attribuita ad una pluralità di camerlengati particolari che non sempre erano necessariamente subordinati al bilancio di quello generale. Il nuovo assetto delineato, destinato a sopravvivere fino alle riforme leopoldine, sancì l'autonomia dei camerlengati degli enti controllati dal Comune e la preminenza in ambito comunitativo di quello generale. Tuttavia, sia che fossero autofinanziati mediante l'esazione diretta di alcuni cespiti sia che ricevessero il denaro dai camerlengati generali, i vari ufficialati "traficantes pecunias Comunis" erano comunque tenuti a dar conto della loro amministrazione alla fine del mandato presentando i libri di entrata e uscita ai sindici. Questi, una volta valutata la liceità dell'operato degli ufficiali provvedevano con il cancelliere alla stesura della sentenza di sindacato e autorizzavano la liquidazione del resto del salario ¹⁴ . La seconda parte della serie raccoglie quindi sia le scritture riassuntive presentate dai singoli ufficialati del Comune, cronologicamente circoscritte alla durata del loro mandato, sia i libri dei sindacati dei quali costituiscono il naturale esito.