Entrate e uscite

Livello: sottoserie

Estremi cronologici: 1488 maggio-1788 aprile

Consistenza: 81 unità

I libri di entrata ed uscita costuiscono "in ogni amministrazione lo strumento contabile fondamentale per il controllo del quotidiano movimento di denaro o altri beni utilizzati per riscossioni o pagamenti" ¹ . Compilati dal notaio di Camera per conto del camerlengo generale essi riportano le entrate ben distinte dalle uscite ripartite in ordinarie e in straordinarie ² , di solito elencate cronologicamente o al più per ufficio erogante. Il registro è chiuso dal saldo, la revisione cioè delle "ragioni" dei singoli camerlengati operate dai sindici del Comune. Pur essendo stata regolamentata la redazione di un "liber introytus et exitus camerarii generalis" fin dagli statuti del 1307 ³ , a Colle si è conservata tale tipologia di registrazione solo a partire dal 1488. A metà del Quattrocento è attestata la prassi che vedeva in via preliminare la compilazione da parte del notaio di Camera di un registro dove venivano annotate giornalmente entrate ed uscite. L'insieme di queste registrazioni confluivano poi in "unum librum bene ligatum cum tabulis qui sit de cartis bombicinis regalibus et sit cartarum ad minus quinquagintarum", che alla fine del mandato del camerlengo doveva essere consegnato al cancelliere e riposto nella "capsa sindicorum" ⁴ . Il notaio di Camera era tenuto a registrare il libro del camerlengato in registri di grande formato che costituiscono la prima sottoserie ("Libri grossi" dell'entrata e uscita dei camerlenghi generali, 1488-1529) destinati a contenere ben distinte le "ragioni" dei camerlenghi succedutisi nell'arco di circa un ventennio ⁵ . La tenuta di queste scritture riassuntive ebbe come probabile conseguenza la dispersione della quasi totalità di quelle preparatorie, adesso conservate solo in pochi esemplari (sottoserie Libri dell'entrata e uscita dei camerlenghi generali, 1528-1541). Al loro interno le entrate e le uscite venivano distinte come di consueto, ripartendo le prime in base al provento (ad esempio "introytus doganierorum salis", "introytus gabelle pedagii" ecc.), e le seconde in base all'ordinarietà o alla straordinarietà della spesa. Le entrate che al camerlengo venivano dalle restituzioni bimestrali dei provisores et kabellarii Comunis, percettori in questo periodo di alcune esazioni, erano contabilizzate indicando la cifra complessiva ("introytus denariorum receptorum a provisoribus maioris Kabelle") ⁶ . Oltre ai pagamenti di coloro che avevano preso in appalto la riscossione delle gabelle comunali ⁷ , alle quote ricavate dalla vendita del sale di Volterra ⁸ , alla riscossione degli affitti dei beni di proprietà comunale, al camerlengo generale spettava anche l'esazione delle condanne pecuniarie comminate dalla corte podestarile ⁹ . Le spese venivano registrate in ordine cronologico, separando le ordinarie, quelle cioè messe a bilancio preventivamente dai "deputatori" nominati dal Consiglio generale ¹⁰ , da quelle straordinarie deliberate dagli organi consiliari o dagli ufficiali che ne avevano autorità. In quest'ultimo caso il camerlengo non poteva erogare nessuna cifra senza la preventiva sottoscrizione del cancelliere in calce alla polizza, al mandato di pagamento cioè che permetteva lo stanziamento ¹¹ .
Tale sistema di contabilizzazione rimase in vigore fino al 1529 quando gli equilibri del sistema amministrativo colligiano furono ridisegnati con l'istituzione della figura del ragioniere e la ridefinzione dei compiti dei cosiddetti ufficiali del cassone previsti a partire dal 1523. In quell'anno, constatato che la detenzione del denaro del Comune "in manibus cameriariorum et particularium personarum" poteva generare "varias discordias ac dissensiones contra civilem ac politicum vivere", venne regolamentata in modo organico la gestione del "cassone sive cippo" da collocare presso il monastero di S. Caterina, vero e proprio forziere del Comune e degli enti sottoposti, istituendo una balìa di dodici elementi incaricati ad hoc ¹² . Nel giugno 1523 furono emanati i primi capitoli "super cassone" che prevedevano che i cinque camerlenghi nominati dalle Riforme sessennali (il camerlengo generale, quello del Ss. Chiodo, quello delle spese straordinarie, quello dell'Ospedale e quello del monastero di S. Caterina) vi depositassero, ciascuno nel proprio "cassettino", "tutte le pecunie" in loro possesso. Nello specifico si ribadì che il camerlengo generale non avrebbe potuto procedere ad erogare alcuno stanziamento o pagamento senza le polizze sottoscritte dal cancelliere e le ricevute sottoscritte dai creditori, che avrebbe dovuto poi conservare e consegnare al suo notaio in previsione delle operazioni di sindacato. Tutti i pagamenti dovevano avvenire da quel momento in poi in presenza del cancelliere e degli ufficiali del cassone (i cassonieri), tre in carica per un quadrimestre, che nei propri libri dovevano tenere conto del denaro versato o estratto dal cassone. Al camerlengo era consentito trattenere presso di sé fino a cento lire con le quali liquidare gli stanziamenti straordinari inferiori a dieci lire, mentre per quelli superiori a tale somma doveva necessariamente ricorrere ai denari del cassone ¹³ . L'istituzione di un servizio di tesoreria centralizzata affidato alla gestione incrociata di cassonieri e cancelliere, che agli occhi degli ideatori doveva contribuire a ridurre la malversazioni dei camerlenghi, non dovette sortire particolari effetti se già nel 1527 si rese necessario l'intervento di un commissario fiorentino, Ludovico Nobili, per venire a capo dei "diversi disordini et inconvenienti" causati "dalla larghezza et licentia del maneggiare li proventi et entrate pubbliche et per la inobservantia delle leggi". Dopo aver proceduto preliminarmente a rivedere e porre "in saldo tutte le ragioni delle administrationi di decta comunità per varii et diversi ministri" ¹⁴ , il commissario, confermati i provvedimenti del 1523, aggiunse che a partire dal maggio 1528 tutti gli appaltatori delle gabelle, gli affittuari e i proventuali del Comune fossero tenuti a pagare direttamente nelle mani dei cassonieri quanto dovuto in presenza del cancelliere e del camerlengo che fino a quel momento ne aveva ricevuto direttamente i pagamenti. L'importanza del camerlengo generale nel sistema amministrativo colligiano uscì fortemente ridimensionata da questa riforma, destinata ad affidare agli stessi cassonieri la compilazione di un libro per ciascun camarlengato (Comune, Opera del Ss. Chiodo e Ospedale di Ricovero) nel quale "descrivere secondo le deputagioni da chi ricevano denari et pagamenti et fare la ricevuta di lor mano soscrita (...) a chi pagherà loro denari" da consegnarsi poi al cancelliere. I camerlenghi dovevano limitarsi a presenziare col cancelliere il 15 e il 28 di ogni mese alla liquidazione delle polizze dei salariati e degli stanziamenti, conservandole e tenendone conto nel loro libro di entrata ed uscita ¹⁵ . L'assetto definitivo tuttavia, che incise nelle forme di produzione documentaria rimaste fino a questo momento inalterate, risale al 1529, quando una balìa "super gubernatione erarii" stabilì l'elezione in seno al Consiglio generale di un ragioniere, incaricato di sovrintendere ad un complicato meccanismo di registrazioni incrociate ¹⁶ . Nei Libri del "cassone" (1529-1580) il ragioniere doveva registrare "seguendo distinctamente per ogni officio di cassonieri" le ragioni distinte dei singoli camerlengati (del Comune, dell'Opera del Ss. Chiodo, dell'Ospedale di Ricovero e per breve periodi del monastero di S. Caterina) organizzate alla "veneziana": per ogni coppia di pagine contrapposte, intestata ad un camerlengato, nella pagina di sinistra venivano poste a debito dei cassonieri in carica le somme deputate o comunque spettanti al camerlengato (ad esempio "Li cassonieri denno dare lire sessantadue soldi diciotto tanti hanno ricevuti in contanti e messi in cassone adì 8 di gennaio 1529 da compagni officiali passati del cassone deputati alla Fabricha di Sancto Agustino creditore el novo camerario") mentre nella pagina di destra si registravano a credito dei cassonieri le cifre erogate da questi ai camerlenghi (ad esempio "Li cassonieri denno havere lire sessantadue soldi diciotto tanti appare posto che habbino dare per pareggio della rubricha di contra deputati alla Fabricha di Sancto Agustino"). Nelle carte immediatamente successive poi, la stessa cifra veniva registrata a credito del camerlengo cui era stata liquidata la somma ("Bartolomeo di Antonio Bertini nuovo camerlengo generale per quattro mesi proximi futuri de' havere lire sessantadue soldi diciotto tanti hanno ricevuti per lui adì 18 gennaio 1539 Girolamo di Bindo Galganetti e compagni cassonieri deputati alla Fabrica di Sancto Agustino") e in contrapposta a debito ("Bartolomeo d'Antonio Bertini contrascritto de' dare sessantadue soldi diciotto tanti appare posto che debbi avere per pareggio della rubrica di contra deputati ala Fabricha di Sancto Agustino"). Con lo stesso sistema nei Libri del cassone veniva tenuta anche la contabilità annuale dei crediti dei salariati e degli incanti delle gabelle e dei proventi ¹⁷ . Il ragioniere, divenuto provveditore di Gabella, era tenuto poi a registrare nei Libri delle polizze (1529-1596) tutti i mandati di pagamento ripartiti per "deputagione" spiccati dai diversi camerlengati, sottoscrivendo gli originali e consegnandoli al camerlengo competente che avrebbe dovuto farli mettere ad uscita dal suo notaio nei propri libri ¹⁸ . Il pagamento doveva essere però materialmente effettuato dai cassonieri in presenza del camerlengo cui formalmente era stato assegnato. Registrazione parallela e complementare a questo complicato sistema che aveva finito con lo svuotare la centralità dell'ufficio del camerlengo generale nell'ordinamento amministrativo colligiano, è quella dei Libri dell'entrata e uscita dei cassonieri , che possono essere considerati il naturale antefatto dei Libri del cassone e dei Libri delle polizze. Il notaio di Camera, oltre a compilare le scritture del camerlengo generale, doveva provvedere anche a quelle dei cassonieri ¹⁹ , consistenti in un registro preparatorio ²⁰ , al cui interno venivano ripartite le contabilizzazioni a seconda del camerlengato. Per ciascuno di questi venivano messi ad entrata dai cassonieri sia le somme già deputate restituite dai predecessori (ad esempio "acconcime di vie di fuora", "condotti", "fortifichatione di borgo", "salari" ecc.), sia i denari riscossi per le "paghe" del sale, per quelle degli appaltatori delle gabelle, per le restituzioni di cassa dei ufficiali alla fine del loro mandato e così via ²¹ , mentre ad uscita venivano registrate "le polizze pagate per giornata" divise per camerlengato e capitoli di bilancio, trascritte poi dal ragioniere nei Libri delle polizze. A partire dal 1536 il complesso sistema di registrazione adottato fino a quel momento nei Libri del cassone venne drasticamente semplificato, registrando soltanto le somme incassate dai cassonieri per i diversi camerlengati ²² , e tralasciando completamente quelle relative alle uscite. Nel settembre 1558 si registra un ulteriore assestamento delle forme di contabilizzazione destinato a durare fino al 1580: scomparsa ogni ripartizione temporale che facesse riferimento al singolo camerlengato, vennero intitolate ad ogni ufficialato dei cassonieri due poste in facciate contrapposte del registro. Introdotta dalla formula "denno dare" nella posta di sinistra venivano annotate sequenzialmente le voci di entrata nel cassone senza dividere i singoli camerlengati (ad esempio "da Guido di Domenico conduttore della gabella di passaggio per la sua quinta paga al camerlengo generale, per la pigione della casa dello Spedale, per la restituzione del camerlengo del Ss. Chiodo" ecc.), mentre nella posta di destra introdotte dalla formula "denno avere" si registrava sinteticamente il saldo di uscita di ogni cassonierato (ad esempio "per tanti apparisce haver pagati più persone per polizza del cancelliere et soscritta dal ragioniere dei denari appartenenti al camerlengo generale come al libro delle polizze registrate ridutte et sommate a una somma lire 300") ²³ .
Tale cambiamento va senz'altro messo in relazione con le modifiche che più in generale fra 1558 e 1561 interessarono nuovamente le strutture e le prassi amministrative colligiane, la cui evoluzione nell'ultimo quarantennio era stata caratterizzata dal tentativo di superare gli evidenti squilibri di un sistema esposto a frequenti casi di malversazione, attraverso l'istituzione dell'ufficialato del cassone e del provveditore di Gabella. Le novità proposte dalla Riforma del 1561, anche se forse più ispirate dalla necessità contingente di ridurre le spese ²⁴ , proseguirono nella direzione già intrapresa di accentramento e semplificazione dei meccanismi di esazione dei cespiti attraverso l'abolizione dei camerlengati dell'Opera del Ss. Chiodo e dell'Ospedale di Ricovero ²⁵ . Al camerlengo generale vennero affidate le riscossioni delle "gravezze delle arti e della cera di Sant'Alberto" gestite fino a quel momento dagli ufficiali dell'Opera del Ss. Chiodo e a partire dal 1567 quella delle "testicciuole" di competenza del camerlengo di Gabella, erede dei gabellieri, incaricato ora della gestione dei debiti insoluti e dei pegni ²⁶ . Se si considera poi la contemporanea redazione a partire dal 1558 dei Libri dell'entrata e uscita degli ufficiali del Comune dove tutti gli "administratori" dovevano trascrivere analiticamente le loro ragioni e il dettaglio delle riscossioni effettuate, è possibile spiegare il perché nei Libri del cassone ci si limitasse ora a registrare la sola cifra complessiva versata dall'ufficiale competente ai cassonieri.
Oltre a liquidare gli impegni di spesa ordinari e straordinari del Comune e degli enti vigilati, oltre alla riscossione dei proventi dei "gabellotti" e dei proventuali, ai cassonieri era stata affidato l'importantissimo compito di collettare le "gravezze" imposte centralmente ²⁷ , per garantire la riscossione delle quali gli interventi dell'autorità ducale in materia di camerlenghi comunitativi si fecero via via sempre più pressanti a partire dalla metà del Cinquecento. Le reiterate prescrizioni centrali, estese a tutto il dominio, di regole sui modi di reparto ed esazione delle imposte, sui criteri di abilità all'ufficio, sull'obbligo di saldo e trasmissione delle "ragioni", il vincolare pesantemente l'attività di questi ufficiali al controllo dei cancellieri "fermi", evidenziano bene la precisa volontà ducale di servirsene ponendoli sotto stretta tutela e imponendo loro una responsabilizzazione adeguata ai nuovi compiti ²⁸ . La complessa articolazione del sistema amministrativo colligiano ²⁹ , incentrato su una pluralità di uffici chiamati ad amministrare le risorse pubbliche, rappresentava evidentemente un ostacolo ad un loro preciso controllo da parte dei Nove Conservatori, ai quali fino a tutto il 1579 non furono inviate le "ragioni" della comunità contrariamente a quanto disposto in materia per tutto il dominio ³⁰ . Nel febbraio 1580 i Nove Conservatori provvidero ad uniformare la situazione colligiana a quella del resto del dominio. Dopo aver rivisto i "saldi dei conti di quelli che hanno maneggiato l'havere d'essa comunità" e dopo aver constatato che i suoi libri di amministrazione erano tenuti in "modo loro differente da quello che si costuma nell'altri luoghi di questo Stato" decisero

per il passato approvare il fatto et in l'avenire introdurre modo che con più facilità, mancho disagio et spese si possino saldare et confermare tutti li conti dalli nostri ragionieri conforme all'altri luoghi di questo Stato et però haviamo pensato che in l'avenire si levi via li cassonieri, il camerario di Gabella, il camerario di steccaia et qual si voglia altro camerlengo eccetto che il camerario del sale et si faccia un camerario generale per 6 mesi o un anno il quale deva entrare il primo maggio proximo et deva dare idonei mallevadori con carico di risquotere tutte l'entrate di denari o grani d'essa comunità, di proventi, impositioni o qualsivolgia altra cosa dalle particular persone et similmente paghare il tutto sì d'ordinarii come di straordinari, et il camerlengo del sale vada riscotendo come sino ad hora ha fatto rimettendo il ritratto di tempo in tempo a esso camerario generale et quanto alli paghamenti particulari che faceva li lassi fare et far si devino per esso camerario generale ³¹ .

Il passo compiuto in questo senso è assai significativo e va sicuramente oltre la semplice "responsabilizzazione" di preesistenti istituzioni locali, rivelando da parte delle autorità centrali un deciso sforzo in direzione del raggiungimento di "una coesione formale maggiore" delle attività di amministrazione delle comunità, pur permanendo la loro pluralità e frammentarietà strutturale e normativa ³² . L'abolizione dell'ufficio dei cassonieri e il ripristino delle originarie funzioni del camerlengo generale, recepite integralmente dalla nuova Riforma del 1585 ³³ , ebbero la conseguenza immediata della nomina di un nuovo camerlengo generale in carica per un anno a partire dal maggio 1580. Nei mesi successivi il fitto dialogo fra i rappresentanti colligiani e i Nove finì col delineare con precisione obblighi e prescrizioni in materia: venne abolito definitivamente il privilegio concesso dagli Otto di pratica che esentava i camerlenghi colligiani dall'invio delle loro "ragioni" a Firenze ordinando "che essi camerlenghi venghino qui a rimettere le loro ragioni si come venghano tutti gli altri camerlenghi da questo dominio" in rispetto degli "ordini et leggi di questo offitio alle quali essi camerlenghi venghano sotto posti in tutto e per tutto" ³⁴ . Venne inoltre regolata l'estrazione dei "sindaci del camerlengo" incaricati di porre in saldo la sua amministrazione ³⁵ . I cambiamenti amministrativi imposti ebbero un riflesso abbastanza immediato nella produzione documentaria, impostata a partire dal 1582 sulla compilazione dei libri di entrata ed uscita dei camerlenghi (sottoserie Libri dell'entrata e uscita e saldi dei camerlenghi generali ), registrazione ben più ordinata delle precedenti al cui interno le singole voci di entrata ed uscita erano distinte con precisione ed indicate analiticamente in base alle disposizioni dei Nove. Chiudeva il libro il saldo dei conti effettuato dai sindaci revisori rogato dal cancelliere ³⁶ . Direttamente connessi a questa tipologia seguivano poi Libri dei saldi dei camerlenghi generali (1582-1598), nonché e quelli dei "Libri grossi" dell'entrata e uscita e saldi dei camerlenghi generali (1591-1788). Nei primi il cancelliere si limitava ad annotare "per via di sunto" i saldi calcolati durante le operazioni di sindacato arricchiti da numerose postille a margine relative ad istruzioni dei Nove sulle revisioni ³⁷ , nei secondi analogamente a quanto avvenuto fino al 1529, i notai dei camerlenghi generali prima, i ragionieri et sindaci poi, registravano integralmente il contenuto dei Libri dell'entrata e uscita e saldi comprese le sentenze di sindacato. La compilazione dei Libri delle polizze da parte del provveditore di Gabella, proseguì fino al 1596 con le stesse modalità adottate in precedenza, salvo poi interrompersi in virtù forse del fatto che la stessa registrazione veniva tenuta nei Libri dell'entrata e uscita e saldi dei camerlenghi generali, mentre nei Libri del cassone furono annotate fino al 1592 le entrate di ogni camarlengato elencate cronologicamente "reducte ad una summa" per tipologia di provento.
La compilazione dei "Libri grossi" si interruppe ben presto per poi riprendere a partire dal 1644 in concomitanza dell'operato del commissario dei Nove Zanobi Latini inviato per sanare il profondo dissesto che aveva colpito i conti pubblici colligiani nel corso del XVII secolo. Il suo intervento non incise significativamente sulle forme di produzione documentaria relative alla contabilizzazione delle entrate e delle uscite ³⁸ . Non è tuttavia ben chiaro se la lacunosità della sottoserie Libri dell'entrata e uscita e saldi, interrottasi definitivamente al 1678, sia imputabile alla scarsa attenzione prestata alla conservazione di questi libri per l'esistenza di scritture riassuntive o se da quella data si preferì compilare i soli "libri grossi" sulla base di scritture preparatorie ora perdute ³⁹ .