Le risorse presenti in AST sono fruibili attraverso tre modalità di ricerca:
ricerca semplice, ricerca guidata, ricerca avanzata.
Ricerca semplice
Per indagini rapide o preliminari, AST offre la possibilità di effettuare una ricerca generica su tutti i contenuti testuali del sistema, incluse le note presenti nei diversi contesti.
Tale ricerca si compie attraverso la casella di testo collocata nel menu di navigazione, sotto la testata.
La casella può accogliere una o più parole intervallate da spazio: nel caso vengano digitate più parole, la ricerca acquisirà i risultati secondo il criterio più inclusivo (OR).
Se si cercano, ad esempio, le due parole "atto" e "cancelleria", verranno selezionati i testi in cui almeno una delle due parole sia presente, o entrambe.
I risultati della query (interrogazione) verranno suddivisi inizialmente in base alle aree informative a cui si riferiscono: complessi archivistici, soggetti produttori, soggetti conservatori, inventari.
Accedendo alla lista dei risultati disponibili per ogni singola area, si troveranno enumerate, in ordine alfabetico, le intestazioni delle schede selezionate, dalle quali sarà possibile passare al testo contenente le occorrenze delle parole cercate.
L'impiego del carattere speciale asterisco (*) amplia le possibilità della ricerca consentendo di ricercare stringhe, ossia sequenze di caratteri, anziché parole esatte.
La possibilità di trovare parole usando l'asterisco è condizionata dalla posizione del carattere speciale rispetto alla stringa: collocando (*) alla destra della stringa, la query restituirà i vocaboli che iniziano con i caratteri costituenti la stringa - es. sac* = sacco, sacramento, etc.
Non è possibile collocare l'asterisco (*) all'interno di una stringa né utilizzarlo più di una volta agli estremi di quest'ultima. L'uso dell'asterisco è applicabile a più stringhe intervallate da spazio.
La ricerca non è sensibile alle maiuscole (case insensitive) e le lettere accentate non vengono riconosciute come tali - es. cercando "Stabilità", si troveranno "Stabilità", "stabilita", "stabilità", etc.
Ricerca guidata
Le risorse presenti in AST sono organizzate in quattro distinte aree:
complessi archivistici, soggetti produttori, soggetti conservatori, inventari.
Per complessi archivistici si intendono, genericamente, i livelli strutturali in cui si articola la documentazione: complessi di fondi, fondi, serie, sottoserie ed ulteriori partizioni.
Selezionando l'opzione Fondi si accede all'elenco alfabetico delle denominazioni dei complessi archivistici di livello gerarchico superiore (complessi di fondi e fondi); l'opzione Tutti i complessi consente invece di visualizzare l'elenco alfabetico delle denominazioni di tutti i livelli strutturali di riferimento della documentazione (inclusi subfondi, sezioni, serie, sottoserie ed ulteriori partizioni).
Per i complessi di livello inferiore al primo si rende sempre esplicito il contesto archivistico, indicando la posizione dell'unità di descrizione all’interno della struttura gerarchica.
E' possibile raggruppare i complessi archivistici per soggetto conservatore, mediante l'apposita casella.
Con l'espressione soggetti produttori si indicano gli enti, le persone e le famiglie che nello svolgimento della propria attività istituzionale, personale e collettiva abbiano prodotto, raccolto, custodito ed impiegato la documentazione archivistica descritta.
L'area è articolata in tre sezioni, corrispondenti ad altrettante tipologie informative: enti, persone, famiglie.
Per soggetti conservatori si intendono gli enti, sia pubblici sia privati, le persone e le famiglie su cui ricada la responsabilità della conservazione e della valorizzazione degli archivi.
La lista dei soggetti conservatori può essere consultata a partire dall'indice alfabetico delle denominazioni o selezionando la relativa provincia di appartenenza.
Dalla sezione Inventari si può accedere infine all'elenco di tutti gli inventari riversati nel sistema, ordinati alfabeticamente o raggruppati per provincia di appartenenza.
Ricerca avanzata
Per sottoporre interrogazioni al sistema partendo da chiavi di accesso puntuali, l'utente può servirsi della maschera di ricerca avanzata, suddivisa in quattro aree:
complessi archivistici, soggetti produttori, soggetti conservatori, inventari.
L'area dei complessi archivistici, articolata in due sezioni, racchiude campi specifici per la ricerca sui complessi e sulle singole unità e sottounità archivistiche.
Con riferimento ai complessi è possibile effettuare ricerche avanzate in base ai campi:
• qualifica del complesso: sono selezionabili uno o più livelli di aggregazione
• denominazione
• descrizione: cerca nelle descrizioni relative al contenuto, alle modalità di sedimentazione, alla storia archivistica, all'ordinamento
• estremo remoto e/o estremo recente: per informazioni ed esempi vedi il paragrafo sulla ricerca per data
• segnatura: cerca fra le segnature attuali ed antiche
• titolo: cerca nei titoli originali e attribuiti, nelle integrazioni al titolo, nei frontespizi trascritti
• descrizione: cerca nelle descrizioni relative al contenuto e ai caratteri estrinseci (es. tipologia, legatura, consistenza fisica)
• estremo remoto e/o estremo recente: per informazioni ed esempi vedi il paragrafo sulla ricerca per data
• qualifica: è selezionabile una voce a scelta fra enti, persone, famiglie
• tipologia ente: il valore predefinito del campo non è al momento modificabile
• denominazione / cognome: cerca nelle denominazioni ufficiali e alternative (per enti e famiglie) e fra i nomi, cognomi, soprannomi, pseudonimi e nomi acquisiti (per le persone)
• intestazione: ossia una sequenza strutturata di più elementi che identificano in maniera univoca un soggetto all'interno di un contesto descrittivo
• sede / luogo
• descrizione: cerca nelle descrizioni relative al contesto statuale e istituzionale, storia amministrativa, fonti normative e condizione giuridica (per gli enti), storia familiare (per le famiglie), biografia e professione (per le persone)
• professione: campo a vocabolario controllato, attivo per i soggetti produttori di tipo persona
• estremo remoto e/o estremo recente: per informazioni ed esempi vedi il paragrafo sulla ricerca per data
• denominazione
• provincia: selezionando una provincia viene restituita, nell'apposito campo, la lista dei relativi comuni
• comune
• note storiche: cerca nelle descrizioni relative all'origine dell'istituto, alle sue vicende, al patrimonio conservato
• autore
• titolo
• editore
• data di pubblicazione
Ricerca per data
Per i complessi archivistici e i soggetti produttori sono disponibili campi di ricerca per data.
L'utente può sottoporre al sistema interrogazioni sulle date indicandole in formato anno oppure anno, mese, giorno.
Nel suo insieme, la datazione è espressa in un intervallo temporale costituito da una data iniziale ed una finale, definite estremo remoto ed estremo recente.
Per eseguire una ricerca per data è possibile adottare due criteri alternativi, selezionabili dall'apposita casella, che consentono di recuperare:
• schede con datazione che interseca l'intervallo temporale specificato
• schede con datazione che comprende l'intervallo temporale specificato
Ad esempio, inserendo come estremi della ricerca le date 1500 – 1530, si troveranno nel primo caso schede la cui data iniziale oppure finale è compresa nell'intervallo specificato (es. 1450 – 1510, 1520 – 1560 etc.), mentre le schede non aventi almeno un estremo compreso nell'intervallo non verranno incrociate; nel secondo caso si troveranno schede i cui estremi temporali sono più ampi di quelli dell'intervallo di ricerca specificato (es. 1450 – 1600, 1500 – 1800), mentre non verranno incrociate schede la cui data iniziale oppure finale siano rispettivamente posteriore e anteriore alle date dell'intervallo di ricerca.
