Livello: serie
Estremi cronologici: 1848 - 1865Consistenza: 18 unità
La gestione della documentazione prodotta e ricevuta dalla Comunità di
Capannori veniva effettuata regolarmente utilizzando le modalità correnti di
protocollazione; con tali attività tutto il materiale veniva registrato sopra
appositi registri mentre, come vedremo, le procedure di indicizzazione erano apposte
sopra unità archivistiche autonome.
Per meglio comprendere la struttura di
questi mezzi di corredo dell'archivio possiamo analizzare alcune tipologie di
registro. Già nella prima fase della gestione borbonica, l'impostazione prevedeva la
presenza di sette spazi delimitati da fincature, disposti su doppia facciata e
contenenti rispettivamente: a) la data della presentazione, b) il numero
progressivo, c) l'esibente con il numero e la data del dispaccio, d) la materia, e)
la data della determinazione, f) la determinazione g) le osservazioni.
In
riferimento alla data di presentazione nelle registrazioni veniva ripetuto sempre il
giorno, mentre il mese era riportato con il termine abbreviato D.o (detto) e l'anno
era sottinteso poiché era indicato all'inizio di ogni sezione. Il numero progressivo
si riferiva al periodo cronologico annuale, secondo la regola generale.
Nella
terza colonna accanto al nome del mittente o del destinatario si riportava, ove
presente, anche la data della missiva e l'eventuale numero di protocollo.
Simili situazioni si ritrovano ricorrentemente in altri successivi protocolli: ad
esempio al numero 558 del 20 giugno 1864 era indicata una nota della Prefettura del
18 giugno precedente avente il numero 103S. Per quanto atteneva alla materia nelle
registrazioni si apponevano i dati con molta ampiezza e con analiticità, affinché
risultasse con chiarezza l'oggetto trattato.
Nel caso sopra indicato, riferito
alla Prefettura fu riportato «chiede di conoscere con tutta sollecitudine il Numero
dei Contribuenti di cotesto Comune per Tassa di Famiglia tanto nell'Anno decorso
1863, quanto nel 1864 e ciò per corrispondere ad una richiesta del Ministero delle
Finanze». La pagina a fronte comprende di solito le determinazioni realizzate dal
Comune a seguito della nota esibita. Solitamente si tratta di brevi comunicazioni
riguardanti sia le assegnazioni interne, ad esempio con formule quali «Agli atti per
norma», «Al perito Comunale» sia informazioni circa lo sviluppo della pratica quali
«replicato in proposito». In caso di prosecuzioni, in una prima colonna compare la
data della determinazione.
Nelle osservazioni, come si è già puntualizzato si
hanno preferibilmente interventi utili per segnalare i collegamenti tra i vari
elementi, anche in vista della formazione del fascicolo.
Al numero 559 del 1864
si trova il riferimento V.N. 780 che rimanda ad un successivo documento registrato
al protocollo. E' opportuno precisare come la struttura dei registri di protocollo
rimanga immutata per tutto il periodo compreso tra il Ducato Borbonico ed i primi
anni del Regno d'Italia. La presente serie è costituita da registri, che attestano
l'attività che l'Amministrazione Comunale di Capannori produsse nel periodo che
intercorse tra il 1848 ed il 1865.
