Fin dalla riforma dei Cinque Conservatori, dal 1549 fu previsto che i beni
di proprietà delle comunità potessero essere allivellati con il sistema del pubblico
incanto. Solo casualmente però i contratti e gli altri documenti relativi vennero
conservati in maniera distinta e spesso confluirono nelle filze di carteggio
generale del cancelliere. Talvolta i contratti vennero trascritti nei registri di
deliberazioni dei magistrati comunitativi, di seguito alla verbalizzazione
dell'avvenuto incanto1.
Soltanto nel 1742 i Nove Conservatori dettero istruzioni ai cancellieri comunitativi
affinché tenessero un registro per annotarvi i contratti di livello, di censo ecc.,
raccomandando di riportarvi anche quelli stipulati in precedenza e di cui esistesse
memoria nei documenti d'archivio2. L'I.I. del 16 novembre 1779 impose altresì la
tenuta di un "libretto ben formato, in cui saranno descritti distintamente i beni
stabili, rendite e proventi delle comunità e patrimoni dei Luoghi pii" della
cancelleria, in cui annotare di volta in volta le concessioni, le alienazioni e i
livelli3.