Il Comune, Ente pubblico territoriale, costituisce un'unità semplice della Repubblica, organizzata in comuni, province, città metropolitane e regioni¹ quali enti autonomi, dotati di propri statuti, poteri e funzioni. La sua circoscrizione territoriale viene definita come una parte di suolo nazionale sulla quale il Comune esplica la sua potestà e attività amministrativa e dove i suoi confini costituiscono il limite di efficacia dei suoi provvedimenti². Nel municipio locale, posto al centro del capoluogo, è collocata la sede delle rappresentanze comunali, che esercitano le funzioni amministrative e di gestione del territorio.
L'attuale circoscrizione del Comune di Pontassieve ha progressivamente raggiunto un assetto territoriale organizzato in capoluogo e le frazioni di Acone, Colognole, Doccia, Fornello, Le Falle, Sieci, Molino del Piano (Molin o Mulin del Piano), Montebonello, Monteloro e Santa Brigida³.
L'origine di Pontassieve quale entità territoriale e amministrativa risale, secondo le fonti più attendibili, attorno all'XI secolo, quando si segnala la presenza di un castello di proprietà della famiglia Da Quona. Una fonte più tarda (un decreto del 1363 della Repubblica fiorentina) riferisce della costruzione di una fortezza, citata con l'antica denominazione di Castel Sant'Angelo⁴.
Tra il XIV e XVII secolo, a seguito dell'instaurarsi del potere dei Medici e successivamente alla nascita dello Stato granducale, l'antica circoscrizione della Lega fu progressivamente sottoposta al controllo di Firenze, esercitato per conto della Dominante, inizialmente attraverso la figura del Podestà, a cui si aggiunse in seguito anche quella del cancelliere comunicativo. Entrambi svolgevano la funzione di ufficiali governativi sovrintendenti alle attività amministrative delle comunità comprese nella loro giurisdizione.
A partire dal XIV secolo Pontassieve (S. Angelo a Sieve) faceva parte della Lega di Monteloro, costituita da 38 comunità le quali, assieme a quelle della Lega di Diacceto e Rignano, costituirono la Podesteria di Diacceto, poi del Ponte a Sieve. Tale circoscrizione si trovava ricompresa, per quanto concerneva la giurisdizione criminale, nel Vicariato di San Giovanni Valdarno.
Dal XVI al XVIII secolo Pontassieve fu sede di cancelleria ed ebbe competenza su una circoscrizione territoriale più ampia della Podesteria includendo, oltre ai suoi dicasteri, anche quelli delle comunità di Bagno a Ripoli, Dicomano e Rignano sull'Arno, sui quali il cancelliere comunitativo arrogava competenze di controllo e verifica finanziaria e amministrativa.

Tabella 1. Circoscrizione della Cancelleria di Pontassieve

L'antica Lega (Comune e Podesteria) divenne Comunità di Pontassieve secondo il rescritto del 1 febbraio 1773 ed a seguito della riforma comunitativa del 1774 di Pietro Leopoldo, con la quale il Governo del granduca sperimentò una più razionale organizzazione dello Stato mediante il superamento dei particolarismi amministrativi e giudiziari. In seguito alla riforma dell'ordinamento giudiziario Pontassieve, assieme ad altre comunità dell'antico Vicariato di S. Giovanni in Val D'Arno, fu decurtata della circoscrizione della Podesteria di Bagno a Ripoli (assegnata al Magistrato degli Otto in Firenze). La Podesteria di Pontassieve divenne, così, sede di Vicariato minore, con competenze civili e criminali, mentre le Podesterie di Dicomano e San Godenzo, ad essa ricomprese, disponevano di competenze esclusivamente civili⁵.

Tabella 2. Circoscrizione del Vicariato di Pontassieve

Il Motuproprio attuativo della riforma leopoldina delle circoscrizioni comunicative (23 maggio 1774) istituì la nuova comunità di Pontassieve⁶, la quale divenne sede di cancelleria. Essa comprese i popoli delle comunità di Bagno a Ripoli, Rignano e Pontassieve⁷.
Bagno a Ripoli si affrancò presto dalla potestà di Pontassieve, con una propria Cancelleria⁸.
Le nascenti nuove comunità mantennero competenze formalmente dedotte dagli antichi Statuti comunali i quali, tuttavia, sopravvissero declinando funzioni amministrative puramente fiscali.
La dominazione napoleonica in Toscana (1807-1814) soppresse la struttura amministrativa comunale di epoca leopoldina, sostituendola con la nuova municipalità e cancellando ogni residuo di autonomia statutaria, divenendo cellula di un apparato statale fortemente centralizzato e gerarchico, sottoposto al controllo di prefetti e sottoprefetti⁹.
Successivamente al passaggio del regno d'Etruria alla diretta dipendenza dell'Impero francese¹⁰, l'antica comunità di Pontassieve fu divisa in due settori: i territori alla sinistra della Sieve costituirono la Mairie di Pelago mentre quelli posti alla destra crearono la Mairie di Pontassieve. Tale divisione permase anche dopo la restaurazione ed il ripristino delle antiche circoscrizioni. La cancelleria di Pontassieve subì successive trasformazioni nel 1827, a seguito dell'unione della comunità di Londa, rimossa ed aggregata a quella di Dicomano nel 1854.
La struttura istituzionale dell'amministrazione francese prevedeva la ripartizione del territorio in dipartimenti, distretti, cantoni e mairie. Sciolti gli organismi collegiali di origine granducale, a capo della Mairie venne posto un organo monocratico che concentrava ampi poteri amministrativi e di polizia¹¹.
Conclusasi l'esperienza francese ebbe luogo il ripristino delle Istituzioni di antico regime: le precedenti circoscrizioni amministrative vennero riattivate mentre il Governo restaurato varò alcune riforme del sistema amministrativo, senza tuttavia alterare l'impianto comunale introdotto dalle riforme francesi.
Sebbene di durata piuttosto limitata, alcune leggi successive all'emanazione della costituzione nel 1848 modificarono il sistema elettorale¹². Il Motu Proprio del 1848 sostituì le circoscrizioni giudiziarie del Vicariato e della Podesteria col compartimento (capeggiato dal prefetto), suddiviso in circondari. Tali circoscrizioni territoriali furono sede di tribunali di prima istanza e di delegazioni di pubblica sicurezza.
L'antica comunità, in parte riformata subito dopo l'Unità d'Italia, fu trasformata in comune moderno solo in seguito alla promulgazione della legge del 22 marzo 1865 n. 2248, con la quale fu amministrativamente e legislativamente unificata al Regno d'Italia. Si tratta della prima legge tesa a regolare la natura giuridica del Comune, indicando norme e funzionamento degli organi e precisando il sistema di finanziamento e di gestione economica. Nuove funzioni vennero perfezionate col regolamento allegato alla legge¹³.
Le principali competenze attribuite dalla legge al Governo locale riguardavano la cura e il mantenimento del territorio, delle strutture ed infrastrutture pubbliche (strade, ponti), le questioni finanziarie, fiscali e consultative, l'organizzazione ed il mantenimento di tutto il personale, medici condotti e maestri di scuola compresi, l'assistenza medica agli indigenti, la polizia urbana e sanitaria. Il Comune aveva la facoltà di emanare regolamenti in materie di propria competenza. Le funzioni delegate dallo Stato al Sindaco, quale ufficiale del Governo, riguardavano la tenuta e la compilazione dei registri di stato civile e di leva, oltre all'esecuzione delle operazioni di censimento e statistica. Il Sindaco rivestiva inoltre le funzioni di ufficiale di pubblica sicurezza e di ufficiale sanitario¹⁴.
Nei primi anni postunitari, l'organizzazione del Comune moderno di Pontassieve conservò molte similitudini con la comunità di antico regime. Con la legge di unificazione amministrativa del 1865 furono istituiti due nuovi organi collegiali: il Consiglio¹⁵ e la Giunta municipale¹⁶, che sostituirono Consiglio generale e Magistrato dei priori. A capo dell'amministrazione locale fu posto un Sindaco, che sostituì il Gonfaloniere. Il Sindaco era designato tra i membri del Consiglio e veniva nominato dal Re. Dal 1889, nei comuni maggiori, egli veniva eletto a scrutinio segreto dai consiglieri. Il Sindaco rivestiva anche il ruolo di ufficiale del governo centrale ed era affiancato dal segretario comunale che, diversamente dal cancelliere comunitativo del periodo granducale, non manteneva funzioni di controllo amministrativo o di ufficiale del censo. Il segretario restava in carica per due anni dalla prima nomina, confermabile con mandato di anni sei¹⁷.
L'ordinamento comunale e la rappresentanza degli organi deliberativi furono ulteriormente modificati con i regi decreti del 4 maggio 1898 n. 164 e del 21 maggio 1908 n. 269, oltre che con il regolamento del 1911.
Il Regio Decreto del 1915 istituì il nuovo Testo Unico sulla legge comunale e provinciale, sulla base del quale l'elettorato, precedentemente selezionato con criteri censori o, successivamente, a suffragio universale maschile, acquisì il diritto di eleggere i membri del Consiglio municipale i quali, a loro volta, designavano i membri interni della Giunta capeggiata dal Sindaco.
Tale organizzazione amministrativa venne abolita dopo l'instaurazione del regime fascista. Con le riforme introdotte con le leggi del 1926¹⁸ e del 1928 ¹⁹ furono soppressi gli organi collegiali di origine elettiva e venne introdotto l'ordinamento podestarile, che comportò la perdita di qualsiasi connotazione di autonomia comunale. Il potere venne nuovamente affidato a un organismo monocratico coadiuvato, in alcuni casi, dalla Consulta, un organismo collegiale con funzioni consultive. Quest'ultima modalità venne confermata dal Testo Unico sulla legge comunale e provinciale del 1934²⁰. Come già la legge del 1915, il Testo non conteneva un proprio regolamento e, pertanto, rimase in vigore il regolamento del 1911.
Quest'ultimo, sebbene in buona parte modificato dalle leggi successive²¹, fu mantenuto fino agli anni Settanta del Novecento.
In seguito alla caduta del regime fascista ed in ottemperanza al Decreto Luogotenenziale del 7 gennaio 1946, tale organo monocratico assunse nuovamente la denominazione di Sindaco e l'elezione dei ripristinati organi collegiali avvenne a suffragio universale, a partecipazione femminile per effetto della precedente legge del Governo provvisorio (1 febbraio 1945). Con
Con la Costituzione repubblicana si aprì un nuovo, anche se lento, processo di evoluzione dell'amministrazione comunale con l'obiettivo di una concreta autonomia, nel rispetto di un progetto di decentramento dei poteri dello Stato a favore degli enti locali.
Gli ordinamenti comunali ebbero un'ulteriore riforma con il T.U. del 1960 ²² ed una definitiva e sostanziale trasformazione solo a seguito della istituzione delle regioni nel 1970, con a queste ed ai comuni conseguente passaggio di competenze (legge n. 616 del 1977)²³
Il processo di riforma progredì con la legge sulle autonomie locali del 1990, che restituì ai comuni la facoltà di dotarsi di un proprio statuto e con l'elezione diretta del Sindaco e del Consiglio comunale, nel 1993²⁴. Questi avanzamenti raggiunsero l'acme nel 2001, con la modifica dell'articolo 114 della Costituzione Italiana, che rafforzò la sovranità popolare ponendo i comuni al centro del progetto di riorganizzazione in senso regionalistico dello Stato. L'art. 118 attribuì inoltre al Comune tutte le principali funzioni amministrative, riconoscendolo quale Istituzione primaria e struttura organizzativa a contatto diretto con il cittadino ed il suo territorio²⁵.
Il Testo Unico sugli enti locali, emanato nel 2000, specifica la struttura del Comune ed elenca tutte le funzioni attribuitegli dallo Stato e dalle regioni²⁶.

Sebbene in gran parte riformate dalle leggi sabaude, nella circoscrizione di Pontassieve erano attive, a latere del Governo locale, Istituzioni di origine granducale ed istituzioni di emanazione Unitaria, le quali svolgevano funzioni su specifiche materie di carattere sociale e fiscale.
Pontassieve fu sede del Consorzio mandamentale per le imposte dirette e del Consorzio antifillosserico. Tra gli enti morali ed amministrativi a carattere sociale e di beneficenza (ottocenteschi e novecenteschi), vi operarono la Congregazione di carità, successivamente Ente comunale di assistenza (ECA), l'Opera nazionale per la maternità e l'infanzia (ONMI) ed il Comitato di mobilitazione civile per gli aiuti ai militari della prima guerra mondiale.

Pontassieve fu sede di magistrature giudiziarie: della delegazione di pubblica sicurezza, dell'Istituto penitenziario mandamentale, del Giudice conciliatore. E' inoltre tuttora sede di un Tribunale civile.
A partire dal XVII secolo, Pontassieve fu sede di una Podesteria (tribunale civile di 3° grado), inglobata nella circoscrizione giudiziaria del Vicariato di San Giovanni Valdarno (tribunale penale). Nel XVIII secolo la Podesteria di Pontassieve fu elevata a vicariato minore (tribunale civile e penale) in virtù della divisione del Vicariato di S. Giovanni Valdarno. Vi includeva la circoscrizione giudiziaria criminale e civile (con propri notai), che comprendeva le Podesteria di Pontassieve, Dicomano e San Godenzo (originate dallo smembramento del Vicariato di Scarperia). La riduzione territoriale del Vicariato dovuta alla Restaurazione comprese i soli territori di Dicomano e Radda. Qui, infatti, continuarono a risiedere il Podestà e la sede dell'antico tribunale civile di emanazione granducale ²⁷(l'attuale tribunale civile e penale)²⁸. Il Regio Decreto del 1865 n. 2626 istituì infine a Pontassieve il Giudice conciliatore, operante fino al 1993, quando fu inserito nella circoscrizione di Firenze e trasformato in Giudice di pace.

Le caratteristiche geomorfologiche ed economiche del territorio di Pontassieve descritte da Emanuele Repetti, accademico dei Georgofili, lo identificavano come Comune:

[...] collocato nel territorio della Val di Sieve, con una superficie di 114, 57 e si stende nell'ultimo tratto della Val di Sieve e sulla destra, nel primo del Valdarno superiore. Le due zone sono delimitate da una linea montuosa costituita dal Monte Giovi, dal poggio di Quona, alla cui estremità è posto Pontassieve. Il punto di confluenza dei due fiumi che lo attraversano segnano il confine tra il Valdarno superiore e la valle composta dalle colline che circondano Firenze. E' un Borgo in Toscana capoluogo di comunità, compartimento di Firenze. Sta sull'Arno sopra Firenze, a 260 piedi sopra il livello del mare, e presso la confluenza del Sieve in Arno: ha un castello assai notevole, e molte delle sue fabbriche sono decenti ed ornate secondo il gusto moderno. La piazza è decorosa. Condotti, attivi e industriosi sono gli abitanti [...]²⁹.

Una più attenta ed approfondita descrizione del territorio di Pontassieve proviene dalle relazioni dei tecnici della commissione censuaria. Fra la fine dell'Ottocento e l'inizio del Novecento, in occasione della riorganizzazione del catasto particellare, furono attuate le operazioni di rilevamento e definizione dei confini dei Comuni³⁰. Nelle repliche ai quesiti posti dalla Commissione censuaria ai Comuni, il tecnico comunale di Pontassieve descrisse il territorio nel seguente modo:

[...] presenta una configurazione quadrangolare delineata dal fiume Sieve e dall'Arno e da una serie non interrotta di poggi che lo dividevano dai comuni di Fiesole, Borgo San Lorenzo e Vicchio. La situazione topografica del territorio rileva un territorio costituito in parte da pianure, e per grandi proporzioni di alte colline. Il territorio, nell'ottocento e primi del novecento, fu soggetto a frane anche se di piccole dimensioni, soprattutto nella parte posta a nord mentre le zone in pianura lungo i fiumi e i torrenti erano soggette ad alluvioni [...]

Sul piano economico e sociale, i tecnici della commissione censuaria rilevano che:

[...] le colture prevalenti erano grano, viti e ulivi mentre in via secondarie i terreni erano lasciati ad utilizzo dei boschi cedui e delle Querci [...].

Il sistema di appoderazione delle terre ricadeva, alla fine dell'Ottocento, nel sistema della colonia considerato, ancora ai primi del Novecento, il miglior sistema basato sul contratto di mezzadria.

Il contratto di mezzadria del territorio prevedeva la divisione a metà ossia mezzeria. Il sistema veniva considerato come vantaggioso soprattutto per il colono perché il proprietario pagava le tasse che gravavano sul fondo, forniva tutto il capitale bestiame, forniva la casa di abitazione per i lavoratori e forniva tutti gli interventi per il miglioramento del fondo che non rientrasse sotto la categoria della ordinaria manutenzione. Il territorio, alla fine dell'ottocento, non possedeva terreni dotati di corsi d'acqua per l'irrigazione. Nel capoluogo si teneva un mercato settimanale che non riguardava la produzione agricola la quale affluiva al mercato cittadino di Firenze attraverso un sistema di contrattazione che si svolgeva tramite agenzie.

Un accenno al sistema di misura evidenziava che:

Accanto al sistema di misura ufficiale nazionale continuava a sussistere anche quello locale le cui misure comprendevano lo staio (utilizzato per misurare i cereali e i legumi), entrambi erano contrattati nel sistema di misura legale in kilogrammi; veniva utilizzato inoltre il barile per misurare il vino equivalente a l. 0,4558, il barile per l'olio equivalente a l. 03343³¹.

La rappresentazione più recente fornita dall'ISTAT, ripresa dal dizionario dei comuni e delle frazioni dell'aprile 1936, descriveva il Comune di Pontassieve nel 1904 come:

Comune della provincia di Firenze, 100 m dal livello del mare, territorio 11386 kmq, di cui agricolo-forestale 10971 kmq, popolazione 14630 di cui 61% dedita all'agricoltura e il 35,4% dedita all'industria e al commercio. Il suo territorio fertile è coltivato con somma cura dai pontassevesi. Dista 10 miglia all'est di Firenze .³²

La circoscrizione del Comune di Pontassieve mantenne quasi inalterata la sua estensione nonostante numerose modifiche ed accorpamenti demografici. La tabella seguente mette a confronto la popolazione del Comune alla data del 1881 con quella delle frazioni, rilevata dal censimento del 1931.

Tabella 3. Circoscrizione della Comunità di Pontassieve (1773)

Pontassieve fu caratterizzata da un significativo aumento demografico, verificatosi fra la fine del Settecento e la prima metà dell'Ottocento. Nel 1774, anno di istituzione del Comune, Pontassieve comprendeva, infatti, 60 comunità che, complessivamente, non superavano le 6000 unità³³. Nel 1866 il Comune arrivò, tuttavia, a contare una popolazione di 9740 abitanti³⁴
I dati demografici, desunti dai censimenti dei decenni successivi, mostrano come, dalla seconda metà dell'Ottocento fino agli anni della seconda guerra mondiale, vi fu un costante incremento della popolazione, con picchi di 11.368 abitanti nel 1881, 13053 nel 1893 ed oltre i 14.000 nel 1921. Gli anni fra le due guerre videro l'arretrarsi del saggio di popolazione che, peraltro, persistette per tutto il secondo dopoguerra.
Nonostante il lieve aumento rilevato dal censimento del 1961, la crescita rispetto al passato risultò comunque limitata. Soltanto con gli anni Settanta e Ottanta del Novecento il numero degli abitanti riprese a salire in modo rilevante, fino a raggiungere gli attuali 20.811, che hanno consentito a Pontassieve di affermarsi come cittadina di provincia.

Tabella 4. Circoscrizione del Comune di Pontassieve nel 1881 e nel 1931³⁵

Gli atti d'archivio documentano la pianificazione di vari uffici e la nomina di figure istituzionali per la gestione di importanti servizi a carattere socio-sanitario e scolastico. Nel 1866 furono indetti numerosi concorsi per la nomina del medico condotto³⁷ e per l'attività di levatrice³⁸; furono, vieppiù, nominati i primi maestri del Comune: Giovanni Brocchi e Adele Bongi per la scuola di Pontassieve, Agostino Cocchi per la scuola alle Sieci e Molino del Piano³⁹. In questo iniziale periodo del Comune unitario venne elaborato un progetto per il primo asilo rurale⁴⁰. Nella cittadina era attivo un antico mercato comunale e vi operava un'importante banda musicale, nata nel 1859 come Corpo musicale della Guardia nazionale, quando fu invitata a suonare a Firenze in occasione dei festeggiamenti per l'arrivo del Re Vittorio Emanuele II (1866)⁴¹.

Dal XIII secolo fino a tutto il periodo granducale, Pontassieve mantenne un discreto ma non strategico ruolo di collegamento fra Firenze e le Comunità della Romagna. La successiva riforma infrastrutturale, voluta da Pietro Leopoldo, con l'ampliamento della rete viaria e la realizzazione di nuove direttrici di comunicazione stradale, consentì a Pontassieve di assurgere a ruolo topologico di nodale importanza riscattando, così, le rare e deboli occasioni di sviluppo settecentesco. Nel 1788 vennero, infatti, completate la strada per il Casentino, via Consuma, la via romagnola per la Romagna, attraverso San Godenzo mentre fu, infine, terminata la strada postale che conduceva ad Arezzo.
Il Comune ricevette nuovo impulso economico nel 1859, con la costruzione della ferrovia Firenze - Roma, da cui presto diramerà la Firenze - Borgo San Lorenzo. La costruzione del tratto Borgo San Lorenzo - Pontassieve obbligò i comuni interessati ad un contributo annuo trentennale che ammontò a lire:

1.580,00 a carico del Comune di Pontassieve, 1.880,00 Pelago, 550,67 Londa, 1.409,33 Dicomano, 540,00 San Godenzo, 2.340,00 Vicchio e 1.700,00 Borgo San Lorenzo.

Nel 1866 la popolazione delle Sieci presentò una petizione onde ottenere una propria stazione ferroviaria⁴². Per tutta la seconda guerra mondiale, il territorio di Pontassieve subì gravi bombardamenti, per la strategica importanza del suo nodo ferroviario, riportando ingenti danni e risultando quasi interamente distrutto.

Ogni territorio è caratterizzato da un emblema o gonfalone che lo identifica, in base all'art. 5 del regolamento della Consulta Araldica, che ne stabilisce la foggia. L'esposizione pubblica del gonfalone avviene in conformità a norme di legge come, ad esempio, l'obbligo di abbinamento alla bandiera nazionale.
La descrizione del gonfalone del Comune è la seguente:

Sopra di rosso, al castello d'argento, a due piani, merlato alla guelfa, aperte e finestrato di due di nero; sotto, d'argento, alla croce di rosso. La torre, posta nella parte superiore dello scudo, ricorda quella di Filicaia, che dette origine al paese; la croce rossa in campo argento nella parte inferiore allude all'edificazione, voluta dalla repubblica fiorentina, di un castello su queste terre per contrastare il potere dei conti Guidi⁴³.

Il lavoro di riordino ed inventariazione, tesi alla ricostruzione della storia dell'archivio, necessita di un'approfondita analisi della documentazione a corredo delle Istituzioni.

La storia dell'archivio deve: cogliere le cause accidentali, scelte dell'amministrazione, connessioni istituzionali, passaggi di competenze e nuove aggregazioni [...]. Tale indagine fornisce le informazioni con cui confrontarsi per la ricostruzione dell'ordine originario del complesso e per la sua inventariazione⁴⁴.

Così Paola Carucci, secondo la quale nell'addivenire a tali evoluzioni consiste la base di un corretto progetto di riordino ed inventariazione. Come sottolinea Antonio Romiti, il riordino come ricostruzione dell'ordine originario e secondo il principio di provenienza, è possibile con la redazione dello strumento di consultazione di maggior rilievo: l'inventario analitico.
Tale strumento dovrebbe recuperare e ricostruire i vincoli archivistici che connettono le carte, affinché non sia solo:

l'elencare più o meno analiticamente le singole unità archivistiche [...]. Questa è una minima parte del lavoro. Le operazioni tecnico descrittive sono elemento indispensabile, ma acquistano il significato solamente se l'archivista [...] è munito di conoscenze storiche e storico istituzionale, poiché solo ciò consente di poter scandagliare e cogliere i legami esistenti tra le varie sezioni documentali di quel complesso corpo che è l'archivio. ⁴⁵.
La storia dell'archivio post-unitario del Comune di Pontassieve, come quella di tutti i comuni d'Italia, è indissolubilmente connessa alla nascita del Comune moderno ⁴⁶, alle vicende politico-istituzionali che lo hanno, nel tempo, riorganizzato e ad ogni intervento archivistico (ordinamenti, scarti, aggregazioni ed esclusioni) o intrinseco che ne ha definito l'attuale conformazione.
Indagare gli eventi che hanno portato alla realizzazione ed implementazione dell'archivio consente di verificare l'eventualità e l'intensità del legame tra progetto organizzativo e conservativo originario, ovvero quanta parte hanno giocato gli estemporanei interventi riorganizzativi successivi. La metodologia provvede, inoltre, all'estimazione dei danni, perdite o scompaginamenti dei fondi documentali dovuti sia ad eventi storici (come guerre, scarti inopportuni, volontari o involontari) sia ad eventi naturali (come alluvioni, incendi e interventi riordinativi). Ognuno di questi passaggi definisce quali cambiamenti siano sopravvenuti, i motivi che ne furono causa e le modifiche apportate alla struttura originaria assegnatagli dal soggetto produttore.

Tra le fonti normative per la ricostruzione dei criteri di produzione e sedimentazione dell'archivio post-unitario, risulta di fondamentale importanza quanto riportato nell'art. 7 della legge del 1865 ⁴⁷, che prescrisse le norme sulla trattazione ed archiviazione degli atti ma, soprattutto, offrì il modello di regolamento per lo svolgimento degli affari amministrativi, schema in seguito adottato dalla maggior parte dei comuni dell'Italia centro-settentrionale.
Il Comune di Pontassieve, adeguandosi alle indicazioni dettate dalla legge, approvò (1866) un proprio regolamento per la trattativa degli affari del municipio il quale, finalizzato alla gestione degli affari correnti, si prometteva di gettare le basi per una corretta gestione e conservazione della documentazione ⁴⁸.
Le norme recitavano che gli affari trattati dovessero essere distinti per categorie e, a pratica chiusa, archiviati e rilegati all'interno di filze onde prevenire eventuali dispersioni e disordini nella documentazione.
Il criterio di archiviazione utilizzato presumeva l'adozione di due importanti strumenti, il titolario ed il registro di protocollo, quest'ultimo introdotto in Italia dall'amministrazione napoleonica e sopravvissuto, sebbene modificato, anche durante gli ultimi anni del regime granducale ed in epoca unitaria⁴⁹.
Il regolamento previde la distinzione degli affari in ordinari e straordinari, classati da tre categorie in base alla funzione di pertinenza dei tre organi comunali: Consiglio, Sindaco e Giunta ⁵⁰. Tutti gli affari ordinari erano di competenza della massima autorità - il Sindaco e relativa Giunta - mentre gli affari straordinari erano appannaggio del Consiglio comunale, che operava attraverso commissioni specifiche, nominate con la consegna di occuparsi di determinate categorie di affari.
Questa ripartizione rappresentò la gestazione della dicotomia tra serie degli affari ordinari e straordinari e serie degli affari speciali. Una sezione della corrispondenza ebbe, infatti, un'archiviazione separata sin dall'origine, nel rispetto del principio della divisione dei poteri, in quanto ispirata alle competenze statali delegate al Sindaco, le quali dettero vita a fascicoli di atti suddivisi per funzione e competenza specifica, mantenendo al loro interno le classi di affari relativi alla loro categoria. Gli atti che provenivano da Istituzioni di origine pre-unitaria, le cui competenze erano passate al Sindaco (stato civile, pubblica sicurezza, leva, carcere), vennero archiviate in serie separata.
Nel rispetto di tale normativa, l'art. 20 del regolamento comunale di Pontassieve ⁵¹ disponeva la corretta conservazione mediante protocollazione, classificazione di ogni singolo documento secondo le categorie previste dal titolario e fascicolazione. I fascicoli dovevano essere quindi repertoriati e conservati in filze o buste ordinate per numero di delibera ed alfabeticamente⁵².

Tabella 5. Struttura dell'archivio fra il 1867 e il 1870

Al segretario generale competeva il compito di controllo e di conservazione della documentazione corrente, al Sindaco anche la parte antica dell'archivio. La legge prescriveva la conservazione in serie degli originali delle deliberazioni dei due organi come pure dei loro indici. L'art. 21 prevedeva infatti che, in ogni Comune il segretario conservasse gli originali delle deliberazioni del Consiglio e della Giunta, le liste elettorali, le leggi e i decreti del Regno, i bilanci, i conti consuntivi, le liste di leva, i libri relativi al censo ed al catasto, gli atti riguardanti il censimento della popolazione assieme ai dati statistici, i mercuriali ed i verbali di verifica mensili e di cassa. Il segretario doveva, inoltre, compilare e conservare gli inventari dei beni mobili ed immobili e l'elenco delle strade comunali e di quelle private soggette a servitù pubblica. Il Comune aveva poi l'obbligo di compilare gli elenchi dei Consiglieri, degli Assessori comunali, gli indici delle deliberazioni del Consiglio e della Giunta, delle circolari, dei diversi inventari, delle ipoteche, dei certificati spediti dal Sindaco, di tenere i protocolli della corrispondenza, i registri dei mandati e dei libri mastri delle entrate e delle uscite.
La struttura organizzativa della documentazione così formulata secondo legge, riferiva al concetto archivistico del principio di provenienza poiché convogliava la documentazione a soggetti direttamente competenti su specifici affari. Tale ripartizione rifletteva quindi il principio della divisione dei poteri (legislativo, esecutivo e giudiziario) proprio delle nuove democrazie parlamentari.
La legislazione archivistica della seconda metà dell'Ottocento sarebbe quindi risultata sottoposta alle norme introdotte dal regolamento del 1865 e dalle norme emanate dal testo normativo comunale dove alcuni criteri ordinativi rimasero attivi fino ai primi anni del Novecento, vennero maggiormente esplicitati.
Nel regolamento approvato dal Consiglio comunale di Pontassieve nel 1866 era riportato lo schema di titolario di sei macrocategorie, costituite da un numero variabile di categorie di affari ed indicate come di seguito:

I. Corrispondenza generale, protocolli e partecipazioni di deliberazioni, registro, archivio pubblicazione, personale comunale;
II. Polizia municipale, lavori, fabbriche e strade, illuminazione notturna;
III. Uffizio del camarlingo, magazzino;
IV. Igiene pubblica, beneficenza, pubblica istruzione;
V. Leva, guardia nazionale, alloggi militari, liste elettorali;
VI. Stato civile, tenuta dei registri di popolazione, affari legali.

Tali indicazioni vennero, per i primi anni, disattese dall'amministrazione di Pontassieve che, dal 1866 al 1868, perseverò nell'archiviare la corrispondenza generale in affari distinti per materie, secondo un uso di epoca pre-unitaria ed i fascicoli su base alfabetica. Dal 1869, gradualmente ammise il titolario di classificazione per categorie e classi nella pratica di archiviazione il quale, sebbene con numerose modifiche, rimase in uso nell'amministrazione di Pontassieve fino al 1911. Solo dopo il 1912 il Comune accolse l'applicazione del titolario emanato nel 1897 dal Ministero dell'Interno ⁵³ nella pratica amministrativa. Esso si basava su quindici categorie di affari divise in classi, sottoclassi e fascicoli. Tuttavia in molti comuni rimase disatteso per diversi anni.
La circolare del 1897 e, in primo luogo, la legge n. 35 del 1900, ribadirono e diffusero un sistema di archiviazione applicato già da molti comuni italiani, il quale prevedeva due strumenti di gestione principali: il registro di protocollo ed il titolario di classificazione. Nel protocollo repertorio della corrispondenza dovevano essere quotidianamente registrati tutti i documenti in entrata ed in uscita, oltre a quelli interni. Il registro riportava dati di rilevanza giuridica (mittente, destinatario, data, oggetto ed allegati), successivamente integrati con i dati relativi alla fascicolazione ed all'archiviazione nei contenitori (filze, buste).
I documenti, raccolti in fascicoli base classificati dal titolo, distinguevano numeri romani e classi di affari (individuate con numeri arabi) e venivano repertoriati e collazionati in buste distribuite per materie del titolario, alfabeticamente e per numero d'ordine.
La legge sull'unificazione amministrativa del 1865 - R.D. dell'8 giugno n. 2321 - stabilì, inoltre, le prime norme sulla conservazione della documentazione, confermate ed integrate dalle leggi archivistiche successive. Tali indicazioni normative previdero che, in ogni Comune, il segretario comunale, considerato fulcro dell'amministrazione, fosse responsabile dell'archivio corrente e del protocollo. A lui competeva, infatti, sia il monitoraggio della'istruzione che la registrazione delle pratiche. Ebbe dunque la mansione di verifica della corretta formulazione e conservazione delle deliberazioni originali del Consiglio e della Giunta, come pure dei loro indici, delle liste elettorali, delle leggi e dei decreti del Regno, dei bilanci, dei conti consuntivi, delle liste di leva, dei libri relativi al censo ed al catasto, degli atti riguardanti il censimento della popolazione (dati statistici), dei mercuriali e dei verbali di verifica mensili e di cassa ⁵⁴. Il segretario comunale doveva, inoltre, compilare e conservare gli inventari dei beni mobili ed immobili, l'elenco delle strade comunali e di quelle private soggette a servitù pubblica, aggiornare gli elenchi dei Consiglieri e degli assessori comunali, gli indici delle deliberazioni del Consiglio e della Giunta, delle circolari, dei diversi inventari, delle ipoteche, dei certificati spediti dal Sindaco, occuparsi della corretta redazione e conservazione dei protocolli della corrispondenza, dei registri dei mandati e dei libri mastri delle entrate e delle uscite ⁵⁵. Il ruolo del Segretario fu, di conseguenza, spesso sostenuto da un'archivista e da aiuto-archivisti.

La prima notizia relativa alla sede ed allo stato conservativo dell'archivio è riportata in una minuta di lettera inviata dal Sindaco di Pontassieve al Prefetto di Firenze, datata 20 agosto 1892. In base a tale fonte, l'archivio comunale era conservato in un appartamento di proprietà comunale in via Tanzini, suddiviso in sezioni corrente e antica. In una stanza al piano terra era archiviata la sezione di uso corrente (oggi post-unitaria), in un'altra posta al primo piano era tenuta tutta la documentazione dell'antico archivio comunale (oggi pre-unitaria). Nella citata minuta, inoltre, si accennava anche al contenuto dell'archivio, ma limitandosi a descrivere solo la serie degli atti generalie quella delle liste elettorali politiche

Le attività di riordino hanno consentito l'individuazione del nucleo originale poi modificato e sostituito da una struttura organizzativa dell'archivio comunale, che lo ha distinto in tre gruppi di funzioni, sistemanti quarantasette serie aperte divise, in alcuni casi, in sottoserie. Salvo eccezioni, l'ordine e la sequenza delle serie rispecchiano quello delle categorie funzionali previste dal titolario, struttura ordinativa attribuita all'archivio solo con i riordinamenti successivi.
Il complesso documentale comunale è seguito da altri archivi riguardanti le Istituzioni, in alcuni casi nazionali, che hanno svolto funzioni assistenziali e giudiziarie sul territorio comunale.
L'archivio storico del Comune di Pontassieve svolge infatti funzione di soggetto conservatore della documentazione e la memoria del territorio.
La parte descrittiva o sezione inventariale è preceduta da una breve introduzione storico-istituzionale al soggetto produttore (Comune) e dalla storia dell'archivio post-unitario di Pontassieve. Segue la parte inventariale, dedicata alla descrizione del complesso documentale strutturato in serie omogenee divise in sottoserie, nuovamente introdotte da sintetici cappelli introduzioni, concepiti per descrivere l'ufficio competente e le tipologie di documentazione da questo prodotte.
In tali frazioni periodali sono riportati i principali riferimenti legislativi che hanno determinato l'origine ed il successivo sviluppo o cessazione della documentazione, assieme alle indicazioni tecnico-archivistiche e riordinative. Sono, inoltre, indicate la consistenza di ciascuna serie e la loro eventuale suddivisione in sottoserie.