Ogni anno il podestà era tenuto a redigere l'elenco delle esigenze,
intendendo con questo termine le entrate riscosse dall'esattore, come le trattenute
sugli stipendi degli impiegati, e delle spese, ossia dei pagamenti previsti per
l'anno. Per ogni voce di spesa venivano indicati titolo e somma, i mandati e le
persone a favore delle quali si effettuava (note di spese, copie di atti, lettere
commissariali, certificati di geometri ecc.). Le spese venivano motivate mediante
fogli posti a corredo di ciascun
mandato.
