Indici del Protocollo

Livello: serie

La redazione degli Indici del Protocollo, essendo l'effettivo strumento gestionale per il reperimento della documentazione prodotta, risultava un elemento essenziale e costituiva un lavoro che doveva essere realizzato con estrema precisione; nelle realizzazioni compiute nei diversi anni sono state completate con molta attenzione le voci che li caratterizzavano quali la «Denominazione della materia», il «Cenno della materia» e i «Numeri relativi». Nell'indice del protocollo dell'anno 1825 si hanno spesso indicazioni molto sintetiche ad esempio, alla voce Beni Comunali si hanno quali sottolemmi: «Affittati, 228, 502, 512», «Detti da livellarsi in San Pietro a Marcigliano, 249», «Detti in Matraia, 218, 256», «Condizioni generali per l'allivellazione dei beni, 458», «Boschi di San Pietro a Marcigliano sezione da taglio 780, 801», «Pineta luogo detto in Galico e prodotto dei paccimi in sezione si Sant'Andrea di Compito, 782».
Nell'indice del Protocollo dell'anno 1831, alla voce «Camarlingo o esattore maggiore» si hanno i seguenti «Cenni della materia»: «Gonfaloniere chiede conoscere le somme esatte per conto dell'amministrazione, 16»; «Esattore in forma sul Reparto di Spesa al Rio Vomo, 33»; «Gonfaloniere scrive per un comporto al Signor Dottore Giannelli, 367» con segnalazioni basate sopra sintetiche elaborazioni ragionate. La materia relativa alla tenuta degli Indici del Protocollo venne affrontata in data 9 dicembre 1834 con il decreto che approvava il Regolamento per le Cancellerie Giudiziarie. L'art. 1 stabilì che tutte le Cancellerie avessero un loro registro di protocollo, mentre l'art. 12 introdusse, in maniera obbligatoria, la norma per la quale i Cancellieri dovessoro reperire e usare un repertorio alfabetico nel quale dovevano annotare, tra le altre notizie, il numero di riferimento dell'atto e la data di protocollazione (art. 14) ¹ . Simili registrazioni si ritrovano negli strumenti degli anni 1840, mentre in epoca Granducale i dati risulteranno riportati con una maggiore sinteticità. Gli Indici dei Protocolli costituiscono una serie completamente integra, risalgono al 1824 e pertanto per tutto il periodo Ducale non presentano lacune.