Appena pervenuto alla Cancelleria lo stato di previsione approvato, il
cancelliere era tenuto alla redazione del repertorio delle assegnazioni,
impostando nel medesimo tutti gli articoli di spesa valutati e la somma
assegnata per ciascuno di essi. Gli articoli di spesa dovevano essere descritti
nello stesso modo e ordine con cui apparivano nello stato di previsione,
indicando per ciascuno titolo ed articolo. Si raccomandava ai cancellieri di
lasciare tra un articolo e l'altro uno spazio sufficiente in cui annotare i
diversi mandati ad esso relativi. Il cancelliere era poi tenuto a compilare un
registro dei mandati di spese. Prima di emettere qualunque mandato di pagamento,
il cancelliere doveva controllare nel repertorio delle assegnazioni che
all'articolo di spesa al quale si riferiva ci fossero assegnamenti disponibili e
in caso negativo occorreva un'autorizzazione speciale del Provveditore per
procedere all'invio del mandato stesso. Sotto la denominazione di "Mandati" o
"Ordini di pagamento" rientravano quelli relativi alle spese della comunità e
tutti quelli di natura diversa che nel corso dell'anno venivano spediti dalla
cancelleria, tanto da parte della Depositeria Generale quanto della Camera di
Soprintendenza Comunitativa. In questo registro venivano annotati anche i
mandati di spesa provvisoriamente rifiutati e, in base a quanto riportato nelle
osservazioni, aventi la possibilità di essere inclusi nel saldo successivo. Vi
si elencavano quindi tutte le spese che prevedevano una elargizione in denaro
contante da parte del camarlingo. A partire dal 1845 le assegnazioni e i mandati
di pagamento vennero riuniti in un unico registro.
