IV. Carteggio degli affari

Livello: serie

Estremi cronologici: 1865 - 1945

Consistenza: 536 unità

Questa serie raccoglie la maggior parte del carteggio e degli atti relativi agli affari trattati dall'amministrazione comunale. Nel metodo di archiviazione di questo tipo di documenti si sono susseguite, e talvolta anche sovrapposte, diverse modalità. Per evidenziare chiaramente l'evoluzione storica dell'ordinamento e facilitare la ricerca, abbiamo perciò optato per dividere la serie in due parti cronologicamente distinte. La prima parte, che copre il periodo dal 1865 al 1935, è composta da un insieme di sottoserie chiuse che hanno esaurito la loro funzione a seguito dell'applicazione di diversi criteri di archiviazione. La seconda parte (1936 - 1945) è costituita dai carteggi e dagli atti ordinati per categorie in base alle disposizioni emanate dal ministero dell'Interno nel 1897 , che sebbene recepite dall'amministrazione comunale fiesolana fin dal 1914, furono applicate in maniera corretta solo dal 1936. La serie è una delle più complesse ed articolate dell'archivio, abbiamo ritenuto perciò opportuno fornire una descrizione dettagliata delle parti di cui si compone.

Parte I (1865 - 1935)

Affari trattati dal consiglio dalla giunta e dal podestà
Proseguendo una consuetudine radicata nell'uso e rapportandosi idealmente alla serie dei preunitari Atti magistrali, dal 1865 fino al 1935 si archiviarono gli allegati alle deliberazioni del consiglio e della giunta in serie distinte dal resto del carteggio comunale. Questa documentazione, relativa alla fase istruttoria degli atti deliberativi, è disposta in inserti , uno per ciascuna seduta, nella successione cronologica corrispondente a quella di adozione dei provvedimenti cui si riferisce.

Affari correnti
Questo secondo gruppo di documenti è costituito prevalentemente dal carteggio prodotto dall'attività amministrativa di routine, espletata per la trattazione di affari che, per loro natura,non hanno richiesto direttamente l'esercizio della potestà deliberativa. Qui esiste una netta differenza, nel metodo di archiviazione, fra un primo periodo (1865 - 1894) in cui il carteggio è ordinato cronologicamente e un secondo (1895 - 1935) in cui è invece ordinato per materie o per categorie.
Dal 1865 al 1894 le lettere ricevute dall'amministrazione comunale vengono archiviate con un ordine semplicemente cronologico e raccolte in inserti mensili, distintamente dall'insieme dalle lettere spedite, che vengono trascritte su appositi registri.
Dal 1895 al 1935 si applicano invece tre diversi tipi di titolario, in base ai quali il carteggio in arrivo e in partenza e gli atti relativi ad una stessa materia sono riuniti, anno per anno, in inserti. In particolare dal 1895 al 1900 si adotta un titolario che prevede le seguenti 18 partizioni :

1. Istruzione
10. Tasse erariali
2. Miscellanea
11. Dazi e tasse comunali
3. Amministrazione
12. Lavori pubblici
4. Servizi militari
13. Igiene
5. Anagrafe
14. Servizio sanitario
6. Stato civile
15. Servizio del messo
7. Beneficenza
16. Tribunali
8. Agricoltura, industria 17. Pubblica sicurezza
e commercio
18. Polizia municipale
9. Elezioni

Dal 1901, e fino al 1913, si tenta di attuare un ordinamento del carteggio maggiormente articolato e rispondente alle disposizioni contenute nel regolamento per la trattazione degli affari comunali approvato dal consiglio comunale nel 1901 . Questo prevedeva una ripartizione degli affari in cinque divisioni articolate in trenta sezioni le quali, come ulteriore specificazione, contenevano più voci. In maniera sintetica, lo schema di ordinamento contenuto nel regolamento era il seguente:

Divisione I. Finanza, tasse, personale, protocollo e archivio
Sezioni: 1. Finanza
2. Tasse
3. Dazio di consumo
4. Personale
5. Protocollo
6. Amministrazione patrimoniale
7. Archivio
Divisione II. Affari legali
Divisione III. Lavori pubblici
Sezioni: 8. Strade e piazze comunali
9. Strade vicinali e consorziali
10. Fiumi e torrenti
11. Polizia delle strade e delle acque
12. Fabbricati comunali
13. Commissione archeologica comunale
14. Servizi pubblici
Divisione IV. Istruzione e beneficenza
Sezioni: 15. Scuole comunali e private
16. Personale insegnante
17. Culto
18. Concorsi, sussidi e premi
19. Commissione archeologica
20. Spedalità
21. Sussidi
22. Opere pie e istituzioni di
beneficenza
Divisione V. Stato civile, igiene e polizia
Sezioni: 23. Stato civile
24. Liste elettorali
25. Leva
26. Igiene
27. Personale sanitario
28. Mercati e macelli pubblici
29. Esercenti
30. Polizia municipale
Lo stesso regolamento, al Titolo VI del Protocollo e dell'Archivio, stabiliva inoltre che per ogni affare si formasse un fascicolo, sulla cui copertina dovevano essere annotati il nome dell'assessore responsabile della materia, i numeri della divisione e della sezione a cui era assegnato l'affare e il numero di protocollo dei documenti che lo componevano.
Nella prassi non ci fu però una completa aderenza alle disposizioni emanate dal consiglio comunale. Si costituirono infatti, contemporaneamente, inserti che raggruppavano fascicoli e carteggio sciolto sia a livello di intere divisioni, sia per sezioni di esse particolarmente consistenti e ritenute forse, nel momento applicativo, meritevoli di una maggiore evidenza. In fase di inventariazione si è perciò preferito rinumerare gli inserti, ponendo tra parentesi tonde, di seguito al titolo, il numero di classificazione appostovi originariamente. E' risultato così evidente che, nonostante il titolario approntato nel 1901 prevedesse una struttura notevolmente articolata, a livello applicativo ci si era limitati a rivedere l'ordine dei titoli adottati nel 1895, a sostituirne alcuni.
Nel 1914 si applica infine il titolario d'archivio emanato dal ministero dell'Interno nel 1897, il quale, nell'intento di ricondurre tutti i fascicoli del carteggio in uno schema unico e generale, prevedeva la ripartizione delle pratiche degli affari in quindici categorie, che riflettevano i principali settori delle attività e delle competenze comunali.
Proseguendo però nella stessa logica archivistica del periodo precedente, a Fiesole si continuò l'archiviazione separata degli atti istruttori delle deliberazioni e delle pratiche di alcuni gruppi di affari. Questo comportamento derivò da un'errata valutazione della finalità per cui le categorie erano state concepite e determinò una sostanziale continuità col sistema di archiviazione adottato fino ad allora.
Per permettere un confronto con i titolari precedenti si riportano, di seguito, anche le quindici categorie del titolario del 1897:
I. Amministrazione
II. Opere pie e beneficenza
III. Polizia urbana e rurale
IV. Sanità ed igiene
V. Finanze
VI. Governo
VII. Grazia, giustizia e culto
VIII. Leva e truppe
IX. Istruzione pubblica
X. Lavori pubblici
XI. Agricoltura, industria, commercio
XII. Stato civile, censimento, statistica
XIII. Esteri
XIV. Oggetti diversi
XV. Sicurezza pubblica
All'interno di ciascuna categoria è inoltre prevista la ripartizione dei fascicoli degli affari in un numero variabile di classi.
Affari diversi
Abbiamo qui riunito, a conclusione della Parte I della serie, il carteggio, relativo ad affari attivi nel periodo 1865 - 1935, che era stato archiviato a parte, in buste contenenti atti attinenti ad una stessa materia, ma prodotti in un arco di tempo pluriennale. Questa documentazione non era quindi riconducibile in altro modo alla raccolta del carteggio generale, senza sconvolgere la fisionomia storicamente costituita dell'archivio, ma non era neanche tale, per la sua scarsa consistenza o per aver avuto una produzione a carattere occasionale, da comportare la costituzione di serie distinte.

Parte II (1936 - 1945)

Questa parte della serie, che resta aperta per accogliere la documentazione prodotta dopo il 1945, raccoglie in un'unica successione cronologica il carteggio e gli atti degli affari comunali , distribuiti per annate di produzione e ordinati in base al titolario per gli archivi comunali prescritto dal ministero dell'Interno nel 1897, e tuttora in vigore. Il contenuto delle unità è stato descritto nell'inventario con la semplice indicazione della categoria o categorie di affari cui si riferiscono i documenti archiviati. Si sono segnalati i casi in cui le unità contengono atti di natura più circoscritta e particolare o comunque tale da meritare un evidenziamento. Dal 1936 al 1946 furono redatti repertori annuali degli affari archiviati. Questi utili strumenti sono ora raccolti in una busta che costituisce la prima unità di questa Parte II.