IV. Carteggio degli affari generali

Livello: serie

Estremi cronologici: 1866 - 1945

Consistenza: 305 unità

Oltre a quanto esposto nell'introduzione generale riguardo allo stato di conservazione degli atti del carteggio, occorre illustrare i diversi sistemi di tenuta degli atti stessi nel corso degli anni, che hanno condizionato anche il presente ordinamento.
Fino al 1876 gli atti e la corrispondenza furono raccolti in buste annuali comprendenti tutto il materiale prodotto nell'anno, ovvero in buste pluriennali, con materiale relativo ad affari specifici. Si tratta per lo più di buste ricostruite dagli ordinatori per le quali, laddove possibile, è stata indicata la natura degli atti.
Dal 1877 al 1880 il carteggio di ogni anno fu suddiviso in fascicoli recanti l'indicazione dell'affare trattato e questi riuniti in più buste, secondo una sequenza dettata dall'ordine alfabetico delle lettere iniziali dell'affare indicato nel fascicolo. Questo fu fatto in modo piuttosto estemporaneo, senza un preciso titolario, per cui, per i vari anni variano pure le intitolazioni degli affari. E' perciò assai complicato e talvolta impossibile rintracciare gli affari delle singole materie all'interno dell'anno. A titolo esemplificativo alleghiamo comunque un elenco parziale delle voci più ricorrenti.
Acquisti di libri - stampe; Agricoltura, industria e commercio; Associazioni - bollettino prefettizio - calendario - ecc.; Atti di usciere - eredità giacenti; Biblioteca circolante; Bollettino del bestiame - epizootie - condotte veterinarie; Caccia e pescia; Cimiteri; Commissioni comunali; Esercizi pubblici - divertimenti - permessi orari - teatri; Diritti d'autore, opere d'ingegno; Edilità - permessi per apposizioni di tende ecc.; Ferrovie - tranvai; Fiere e mercati; Fogli di via - passaporti - emigrazioni all'estero; Giornali - sequestro; Istanze, certificati, informazioni; Matrimoni; Miscellanea; Movimento della popolazione; Mutui; Orario dell'ufficio comunale; Opere laicali e confraternite; Pensioni impiegati comunali; Perequazione fondiaria e nuovo catasto; Personale della scuola; Pubblico ammazzatoio; Pubblica sicurezza; Peso pubblico; Regolamento d'igiene; Ritrovamento d'oggetti; Scuole private educative; Situazione finanziaria; Scuole comunali; Tasse sul suolo pubblico; Ufficiature di chiese e obbligatorietà di diverse spese di culto; Vendita di ghiaccio; Vie e piazze.
Dal 1881 fu introdotto un sistema di protocollazione che prevedeva 15 categorie (I - Personale; II - Segreteria; III - Contabilità e finanza; IV - Sicurezza pubblica e giustizia; V - Polizia e igiene; VI - Opere pubbliche; VII - Culto; VIII - Istruzione pubblica; IX - Beneficenza; X - Servizio militare; XI - Stato civile; XII - Statistica, anagrafe; XIII - Agricoltura, industria e commercio; XIV - Elezioni; XV - Affari diversi). Per ogni categoria venivano aperti più fascicoli secondo l'occorrenza e la specificità degli affari. I fascicoli erano poi numerati in modo progressivo (es.: per la cat. I, fascicoli da 1 a 6; per la cat. II, fascicoli da 7 a 20, ecc.). Seppur di poco, il numero di fascicoli variava ogni anno, secondo le necessità. I documenti non vennero chiusi nelle buste secondo una suddivisione per categorie, ma secondo la progressione numerica dei fascicoli e per rintracciare i singoli affari nelle buste erano compilate delle "rubriche d'archivio" annuali, che riportavano l'equivalenza categoria-numero del fascicolo e quindi categoria-busta.
Dal 1898 fu applicato il sistema di protocollazione secondo le 15 categorie consigliate per tutto il Regno dalla circolare 1 marzo 1897 e ciò continuò ininterrottamente fino al 1945.
Non tutto il materiale definibile "carteggio" è stato negli anni inserito nelle apposite buste e archiviato secondo quanto fin qui descritto. Quasi tutti gli uffici comunali, per pratiche particolari o relative a provvedimenti legislativi contingenti, ebbero l'usanza di conservare buste di documentazione di durata pluriennale senza depositarle nell'archivio. Da qui l'impossibilità oggi di ricollocare certi pezzi nella serie principale del carteggio generale, mancando la logica sequenza annuale ela suddivisione per categorie o altro. Questi documenti sono stati perciò collocati in tre sottoserie (IVA, IVB, e IVC) di seguito alla serie principale.