Data l'esiguità della documentazione riconducibile alle competenze
dell'ufficio di Cancelleria, che per Vicchio aveva sede a Borgo San Lorenzo, si
raggruppano le unità archivistiche senza distinguere i due settori dei documenti
precedenti e successivi alla Restaurazione. Per interpretare le carte occorre
tenere presenti alcune nozioni generali sulle principali competenze dei cancellieri.
Questi, istituiti alle dipendenze del Magistrato dei Nove Conservatori a partire circa
dalla metà del XVI secolo, intervenivano alla redazione della maggior parte dei
documenti prodotti dagli enti vigilati: redigevano atti e contratti, registravano le
deliberazioni dei comuni, delle opere pie, delle podesterie e dei vicariati (che oltre
ad essere uffici giudiziari erano circoscrizioni amministrative), vigilavano sul
rispetto del diritto e delle norme statuarie, controllavano l'amministrazione economica
degli enti, predisponevano i registi di riscossione delle imposte, rivedevano i conti
dei camarlinghi, conservavano infine gli archivi degli enti stessi. Le loro
funzioni rimasero sostanzialmente inalterate anche dopo la riforma comunitativa
leopoldina (1774 - 1776) e la relativa sostituzione della Camera delle Comunità al
Magistrato dei Nove. Soppresse con l'istituzione del sistema francese (1808 - 1814)
le Cancellerie vennero ripristinate con la Restaurazione riprendendo in un primo momento
le passate competenze e quindi vedendole allargate ad altri campi, in particolare al
catasto e allo stato civile. Contemporaneamente per i cancellieri mutavano nuovamente i
referenti dell'amministrazione centrale. Alla Camera delle comunità di Firenze si
affiancava, per la materia catastale, la Sovrintendenza alla conservazione del catasto,
poi (1834) Ufficio di conservazione del catasto. Dal 1840 al 1848 l'attività dei
cancellieri fu coordinata dalla Sovrintendenza generale alle comunità. Col 1848 il
sistema cambia radicalmente. La Toscana viene infatti suddivisa in Prefetture,
Sottoprefetture e in Distretti. In ogni distretto fu istituita, in sostituzione della
cancelleria comunicativa, una Cancelleria del Censo con compiti legati alle operazioni
catastali e che conservava, delle vecchie attribuzioni, solo la custodia degli archivi
delle comunità e la consulenza nelle attività degli enti mentre il controllo economico
sugli enti stessi e la sanzione delle deliberazioni veniva attribuita al Prefetto.
La serie comprende alcune filze di carteggio, un registro catastale ed uno di copia di
contratti ed alcune unità relative allo stato civile. Presso l'archivio del Comune di
Borgo san Lorenzo si trovano, tra gli atti della Cancelleria, alcune unità relative al
comune di Vicchio, che, solo a scopo informativo, si elencano in
appendice.
