Cancelleria

Livello: subfondo

Estremi cronologici: 1576 - 1808

Consistenza: 66 unità

Il cancelliere come sappiamo era una figura importante all'interno delle comunità toscane fin dall'età comunale.

Nei capitoli di sottomissione del 1441 la Repubblica fiorentina riconosceva alle tre comunità di Poppi, Fronzola e Quota il diritto ad eleggere "un cancelliere per gli atti di ciascun comune e per l'ufficio del danno dato"¹, questo non doveva però essere un notaio locale, ma essere scelto tra i cittadini fiorentini o tra gli abitanti del suo contado.

Nei primi statuti di Poppi non si trovano indicazioni specifiche e organiche sull'ufficio del cancelliere, anche se è spesso menzionato; la prima riforma che si occupa delle modalità della sua elezione è quella del 1466. Muovendosi ancora sulle indicazioni dei Capitoli, i riformatori stabilivano che il cancelliere dovesse essere un "notaio forestiero" con il compito anche di notaio del danno dato, eletto da tre uomini di Poppi, tratti dalla borsa dei gonfalonieri; egli, all'inizio del suo ufficio, che durava un anno, doveva giurare dinanzi ai priori e consiglieri e alla fine era da questi sindacato².

Ma la riforma che tratta più diffusamente dell'elezione e dei compiti del cancelliere è quella del 1471, con innovazioni anche significative, che non tenevano più conto dell'indicazione dei Capitoli di sottomissione, infatti il cancelliere doveva essere di Poppi o risiedervi e pagarvi le tasse da almeno quindici anni e doveva essere eletto per tratta, da una borsa apposita, come tutti gli altri magistrati e ufficiali³.

A lui spettava stendere e copiare tutte le scritture e rogiti del comune e tutto ciò che era deliberato e ogni riforma, statuto o capitolo; doveva anche compilare tutti gli "strumenti " per gli ufficiali del mulino, per gli "operai" dell'ospedale e i massai del palagio e stendere tutte le "ragioni" soprattutto del camerlingo del comune⁴.

Oltre al compito di redigere gli atti, proprio della figura del notaio, per la prima volta in maniera esplicita gli venne attribuita, come si è già detto, anche la responsabilità di custodire le scritture del comune.

Con la riforma del 1497 fu cambiata la modalità d'elezione del cancelliere: infatti fu stabilito che questi non fosse più eletto per tratta, ma per partito dei priori, consiglieri e aggiunti ⁵.

Le riforme successive apportarono nuovi compiti al cancelliere⁶, ma senza modifiche sostanziali né nelle competenze, né nella modalità dell'elezione fino alla riforma voluta da Cosimo I che trasformò il cancelliere, notaio della comunità, nel rappresentante del potere centrale a livello locale accanto e a volte in concorrenza con la figura del rettore, all'interno di un progetto politico ben preciso che mirava al controllo delle autonomie locali ed al rafforzamento del potere centrale ⁷. Infatti, dopo la riforma delle magistrature preposte al controllo delle comunità, che aveva portato nel 1560 alla nascita del magistrato dei Nove conservatori del dominio e della giurisdizione⁸, i cancellieri divennero diretta emanazione di questo magistrato e per rendere uniformi su tutto il territorio i loro compiti e le loro funzioni nel 1575 ⁹ furono emanate due istruzioni apposite, una per il distretto e una per il contado, sostanzialmente uguali. In queste, oltre ai soliti compiti, veniva più volte ribadita la nuova funzione di controllore che il cancelliere "fermo" era chiamato a svolgere, vigilando, come è scritto al primo punto, sia sulle entrate delle comunità con il potere anche di "risecchare le spese di tutte le poste, che non siano necessarie"¹⁰ (richiamando con questo uno dei compiti fondamentali per cui già nel Quattrocento era nato il magistrato dei Cinque conservatori), sia sull'attività stessa degli uffici comunitativi col "tenere ragguagliata et avvisata sua Altezza serenissima et il magistrato di tutto quello che alla giornata occorrerà che sia degno della notizia"¹¹.

A lui spettava anche controllare che gli uffici comunitativi rispettassero ed eseguissero gli ordini emanati dai Nove ¹², a lui dovevano giurare coloro che accettavano gli uffici, era lui che doveva controllare la validità dei mallevadori¹³, e infine doveva "vigilare che si osservino gli statuti, ordini, riforme e capitoli e in caso di inosservanza sia tenuto avvisare i Nove" ¹⁴.

Il secondo punto ribadiva, anche se in maniera generica e limitata¹⁵, la funzione archivistica, che già abbiamo vista svolta dai cancellieri eletti dalla comunità.

La definitiva sistemazione legislativa della figura e delle funzioni del cancelliere¹⁶ fu data però solo nel 1635 con un'ampia Istruzione ¹⁷, che, negli otto capitoli in cui era divisa, dettava regole precise all'attività di questo "personaggio-chiave della vita comunitativa "¹⁸, definito alla fine "gli occhi" dei Nove¹⁹. Infatti oltre al controllo generale sulle magistrature e ufficiali delle comunità, il cancelliere era chiamato a svolgere un ruolo decisivo nell'amministrazione finanziaria, perché egli per le spese straordinarie non poteva emettere "polizze" senza l'approvazione dei Nove e il camerlingo senza i suoi mandati di pagamento non poteva erogare nessuna somma; quindi, attraverso di lui, il magistrato arrivava ad "espropriare sostanzialmente le comunità della disponibilità delle proprie risorse" ²⁰.

La nomina del cancelliere di Poppi da parte delle autorità centrali inizia con Ser Giovanni Cervoni da Colle nel 1575²¹.

Singolare appare, allora, che, nella riforma del 1594, dopo alcuni decenni di nomina del cancelliere da parte del potere centrale, gli uomini di Poppi tentassero di riappropriarsi della sua elezione, affidandola al consiglio generale: dopo un'ampia introduzione, che esaltava il valore della scrittura e della storia come risarcimento alla brevità della vita dell'uomo²², i riformatori concludevano "Però a fine ed effetto così degno et lodevole et che tutte l'attioni della comunità si conservino intra i presenti e si transferiscano successivamente ne posteri si come ne presenti quelle de passati s'ordina e dispone che sempre e in perpetuo (...) (se però incontra non venga ordinato dal venerabile magistrato de Magnifici Signori Nove o da altri a chi s'aspetta) si debba deputare un cancelliere dottore in legge o notaio pubblico matricolato insignito d'autorità apostolica imperiale o ducale da vincersi et ottenersi per partito del consiglio generale per due terzi, salva l'approvazione de' Nove"²³. Con la nomina del cancelliere da parte dei Nove non cambiò solo il rapporto tra questi e la comunità, ma anche la sua sfera territoriale, che si allargò a comprender non solo tutte le comunità della podesteria poppese, ma anche quelle della vicina podesteria di Bibbiena²⁴.

Le riforme di Pietro Leopoldo che determinarono significative novità in tutto il sistema amministrativo prima, nel 1769, con la creazione della Camera delle comunità, magistrato che riuniva in sé i Capitani di parte e i Nove conservatori, poi con la grande riforma delle comunità tra il 1774 e il 1776, non toccarono sostanzialmente la figura e le funzioni dei cancellieri, che rimasero l'anello di congiunzione tra il centro e la periferia, "i garanti della continuità della vita istituzionale"²⁵, come mostrano le "Nuove istruzioni per i cancellieri "²⁶ del 1779, che non presentano novità sostanziali rispetto a quelle del 1635. Novità si riscontrano, invece, come si è già detto nell'introduzione, a livello territoriale e archivistico per la cancelleria di Poppi. Infatti nel 1778 furono aggiunte alla nuova comunità di Poppi²⁷, e quindi sottoposte alla sua cancelleria due nuove comunità: Moggiona e Badia Prataglia²⁸ e sempre nello stesso anno Ortignano e Raggiolo²⁹ furono staccate dalla cancelleria di Castel San Niccolò e unite a quella di Poppi, seguite dalla loro documentazione e da un aiuto cancelliere, che l'anno prima era stato assegnato a Castel San Niccolò³⁰.

Queste innovazioni determinarono quindi significativi cambiamenti sia nella struttura territoriale della cancelleria, sia nell'archivio, documentate da un inventario che venne redatto nel 1803, già illustrato nell'Introduzione; ma pochi anni dopo, nel 1808, in seguito all'annessione della Toscana all'Impero napoleonico, tutta la struttura amministrativa granducale fu cancellata e sostituta con quella francese.

Soppressi i vicariati, le podesterie, le cancellerie e le comunità, come si è già detto, il territorio toscano fu suddiviso in tre Prefetture: quella dell'Arno, quella dell'Ombrone e quella del Mediterraneo, divise a loro volta in Sottoprefetture a cui facevano capo le circoscrizioni cantonali e le mairies. Anche gli archivi subirono profondi cambiamenti, infatti con l'Ordinanza della "Giunta straordinaria di Governo" del 5 set. 1808 ³¹ che sopprimeva le cancellerie comunitative, si ordinava anche che tutti gli archivi vicariali e podestarili fossero trasferiti presso i tribunali di prima istanza territorialmente competenti.

Il ritorno dei Lorena portò al ripristino della struttura amministrativa granducale e quindi alla rinascita delle cancellerie comunitative, con la conseguente ricollocazione degli archivi vicariali e podestarili nelle loro sedi precedenti.

Con il ruolo provvisorio delle ricostituite cancellerie, promulgato nel giugno 1814 e reso definitivo il 12 gen. 1815³² alla cancelleria di Poppi, dichiarata di quarta classe, veniva aggiunto un aiuto cancelliere specifico per la comunità di Bibbiena e ivi residente, preludio al distacco definitivo nel 1838 di Bibbiena, che divenne una cancelleria autonoma³³.

La riforma del 1848 portò alla soppressione della Sovrintendenza generale delle comunità, delle Camere di sovrintendenza e delle cancellerie comunitative³⁴, che furono sostituite dalle "cancellerie, uffici del censo".

I ministri del censo³⁵ erano a capo di distretti che generalmente coincidevano con i territori delle cancellerie, ed a loro furono affidati oltre ai compiti dei cancellieri, come quelli di custodire gli archivi delle comunità, di compilare i dazzaioli della tassa regia, assistere alle adunanze magistrali e redigere i verbali, anche quelli di custodire tutti i libri e documenti censuari ed eseguire le operazioni relative ai passaggi di proprietà. Inoltre spettava a loro compilare le liste dei possessori che avevano diritto di far parte del collegio elettorale.

La cancelleria e ufficio del censo di Poppi, fu dichiarata di terza classe con un distretto corrispondente a quello della precedente cancelleria, con la presenza di un aiuto di seconda classe per Ortignano e Raggiolo³⁶.

Da questo momento fino alla sua soppressione non si ebbero cambiamenti né territoriali, né archivistici, come dimostra anche la copia d'inventario del 1859. Nel 1865, con l'introduzione del nuovo sistema amministrativo, le cancellerie furono soppresse con il regio decreto del 26 luglio 1865³⁷.