I registri delle deliberazioni erano redatti per conto
della Comunità di Terrarossa dal Cancelliere comunitativo con sede in Castiglione
del Terziere (dal 1753 in Bagnone) che presenziava alle sedute insieme con gli
officiali della Comunità: un console, tre consiglieri, tre stimatori, tre
soprastanti, uno scrivano, un montista, un corriero (o cursore), un messo e un
camarlingo. Dopo la riforma comunitativa del 1777 l'elenco degli officiali chiamati
a presenziare le sedute diviene il seguente: due priori, sei consiglieri, due
grascieri (preposti all'approvvigionamento dei viveri e al controllo di prezzi, pesi
e misure), due sindacatori, un camarlingo, un provveditore di strade e fabbriche,
due revisori d'estimo ed un cancelliere del sale. Le deliberazioni riguardavano per
gran parte il rinnovo annuale delle cariche e le privative d'appalto dei beni
comuni.
