Archivio postunitario di Lastra a Signa

Livello: sezione

Estremi cronologici: 1865 - 1944

Consistenza:

Nell'ordinamento delle carte comunali postunitarie le maggiori difficoltà sono poste dalla corrispondenza e dagli affari correnti. Prima di tutto perché si tratta di documenti sciolti, insufficienti a formare naturalmente un'unità archivistica, e inoltre perché, anche quando per un vincolo di contenuto la carte danno luogo alla formazione di un affare, rimane il problema di come operare il loro raggruppamento ¹ .
Punto obbligato di riferimento per la classificazione di questi documenti è, com'è noto, la circolare del Ministero dell'Interno del 1° marzo 1897. Con essa veniva disposto che tutti gli atti, spediti o ricevuti, dovessero registrarsi nel protocollo annuale dopo essere stati assegnati ad una delle quindici "categorie" indicanti i principali settori delle attività e delle competenze comunali ² .
Tuttavia la mancanza di precise istruzioni ministeriali per quasi un quarantennio dopo l'unità italiana, favorì l'adozione di criteri eterogenei d'archiviazione - per lo più soggetti a ripetute modifiche - oppure il persistere di strutture archivistiche introdotte nel periodo preunitario.
Nel caso di Lastra a Signa ci troviamo di fronte ad un singolare metodo la cui applicazione, iniziata in tempi preunitari (nel 1852), seppure con qualche aggiustamento, venne proseguita per un lungo periodo di tempo anche dopo la circolare ministeriale sopra ricordata, e cioè fino al 1935.
Veniva tenuto un "Registro-Repertorio o Protocollo Generale per la registrazione giornaliera di tutti gli affari presentati all'uffizio del Comune", parte integrante di un più vasto ed interessante "Progetto di organizzazione e tenuta dell'archivio comunale" che si proponeva di risolvere il problema della "tanto aumentata mole degli affari" e di facilitare "la tenuta ed il reperimento dei medesimi" ³ .
A tale scopo l'archivio era diviso in due parti: corrente e permanente ⁴ . L'archivio corrente risultava, a sua volta, formato da due sezioni comprendenti, la prima, gli affari o pratiche dell'anno corrente non ancora espletati; la seconda, quelli di mano a mano ultimati. Per la conservazione degli inserti o fascicoli degli uni e degli altri si teneva uno scaffale anch'esso diviso in due sezioni, ciascuna delle quali avente tante caselle ad alveare disposte in ordine alfabetico e contrassegnate con una lettera. Allorché un "affare" veniva impostato nel "Registro", l'incartamento relativo era collocato all'interno della sezione degli affari non ancora espletati, nella casella corrispondente alla sua lettera. Una volta chiusa la pratica, i fascicoli venivano collocati nell'apposita sezione degli "affari sfogati". L'inserimento dei fascicoli nelle cartelle o buste veniva generalmente completato alla fine dell'anno in corso e, in quell'occasione, si aveva cura di annotare, nell'ultima colonna del "Registro" (nonché sul frontespizio del fascicolo o più spesso sulla prima carta dell'affare) il numero d'ordine spettante a ciascun inserto.
Non sempre, tuttavia, vi fu corrispondenza precisa fra il numero progressivo dell'"affare" ed il numero dei fascicoli conservati entro la busta, poiché, talvolta, un documento poteva venir riunito all'"affare" solo in un momento successivo (nel qual caso troviamo comunque indicata la sua collocazione nell'ultima colonna del "Registro"). Abbiamo inoltre il caso in cui un documento (per es. una perizia) sia stato trasmesso a qualche impiegato (per es. all'ingegnere comunale) e sia poi rimasto fra le carte di quest'ultimo. Anche questa volta il "Registro" segnala il fatto ed offre così utili informazioni per rintracciare il documento. Un ulteriore strumento di corredo per la ricerca degli atti fu costituito dai "Repertori dei registri degli affari" dal 1852 al 1879 e dal 1880 al 1935 ⁵ .
Non si potrà negare che questo metodo di archiviazione degli affari si rivelasse particolarmente vantaggioso per il facile reperimento degli atti. Ma il "Registro degli affari" era stato concepito anche in modo tale che sinotticamente si potesse prendere conoscenza di tutto l'iter amministrativo seguito da un documento all'interno degli uffici ed organi comunali. Vi veniva infatti pazientemente annotato non solo l'estratto dell'"affare", ma anche il suo passaggio ad altri "per informazione", gli eventuali atti integrativi e, infine, la "risoluzione e partecipazione" - cioè l'esito - che il Consiglio, la Giunta comunale o il sindaco davano ad esso, nonché la data o la seduta in cui ciò avveniva. In tal modo il "Registro degli affari" non si riduceva ad un mero inventario delle pratiche (cosa del resto ugualmente importante), ma rifletteva e sintetizzava gran parte dell'attività deliberativa ed amministrativa del Comune.
Purtroppo questo metodo d'archiviazione delle pratiche non fu adottato né costantemente, né coerentemente. Solo all'inizio la registrazione degli affari avvenne per lettera e per numero d'ordine; presto ci si limitò ad adoperare solo quest'ultimo. La struttura primitiva della serie cominciò a modificarsi allorché nelle buste degli affari furono posti, oltre agli atti "registrati", anche quelli "non registrati" (cioè quei documenti di natura diversa che non avevano dato luogo alla formazione di una pratica) ⁶ . A rompere la linearità della serie contribuì anche, fin dai primi anni dell'età postunitaria, l'abitudine di separare in una busta a parte le lettere ricevute che non erano diventate parte integrante degli "affari registrati". Sicché la serie degli "affari registrati" venne progressivamente trasformata in quella "affari diversi" inglobante quasi tutto il carteggio e gli atti comunali ⁷ .
A questo processo di dilatazione della massa documentaria confluita nella serie "affari diversi" corrispose, purtroppo, una crescente carenza d'interventi archivistici, soprattutto nella fase della registrazione degli atti. Fino al 1896 essa sembra avvenisse regolarmente in sincronia con la data di produzione delle carte, ma dall'anno seguente si cominciò a registrare tutti gli atti al 31 dicembre. In questo modo il "Registro degli affari" perdeva una delle sue funzioni originarie e principali (quella di "protocollo giornaliero degli affari") e, conseguentemente, i due momenti della registrazione e dell'archiviazione venivano risolti in un'unica fase.
Anche l'uso di abbinare queste due operazioni archivistiche decadde nel 1912. Si riprese a registrare le carte solo nel luglio 1915, aumentando di conseguenza il divario temporale (e la confusione materiale) fra il periodo della produzione degli atti e quello della loro archiviazione. A causa della notevole massa di lavoro arretrato, essi vennero registrati con criteri generici e senza rispettare neppure la consecuzione cronologica.
Nel 1927 l'archivista comunale ripristinò la consuetudine di registrare le carte al 31 dicembre di ogni anno, e solo dal 1932 cominciò ad applicare timidamente la classificazione secondo le quindici "categorie" ministeriali, metodo che riceverà sistematica applicazione solo a partire dal 1935. Fu così abbandonata la registrazione degli affari nell'apposito "Registro" e ci si limitò alla numerazione progressiva delle buste e alla indicazione dell'anno e delle "categorie" a cui esse si riferivano ⁸ .
L'intervento archivistico operato nell'ordinamento della serie "Carteggio degli affari" ha avuto lo scopo precipuo di rimediare alla situazione di grande disordine in cui versavano soprattutto gli atti del ventennio 1907 - 1927.
II criterio ispiratore è stato quello di riportare, per quanto possibile, l'andamento della serie alla configurazione più vicina alla struttura ereditata ⁹ . Al fine di presentare il carteggio in una successione cronologica sufficientemente coerente, è stato necessario modificare frequentemente il numero d'ordine attribuito alle buste dal "Registro degli affari". Quest'operazione non poteva comunque estendersi ai fascicoli, perché in tal modo si sarebbe compromessa la struttura della serie risolvendola in un carteggio diviso per "categorie" o in una grossa miscellanea.
Altro intervento è stato rivolto a sopperire alle carenze di dati archivistici che il "Registro degli affari" presenta particolarmente per il periodo 1912 - 1930. Data la scarsità e la genericità delle indicazioni da esso offerte, si è creduto opportuno descrivere i fascicoli delle buste contenenti atti di diversa natura o annualità.
Per quanto concerne, infine, la configurazione complessiva della serie, notiamo che, parallelamente a quella principale degli "Affari diversi", fu creata una sottoserie distinta contenente gli "Affari scuole" del Comune. Gli "Affari diversi" e gli "Affari scuole" formano due sottoserie "chiuse" confluenti nella serie "aperta" del "Carteggio degli affari" diviso per annate di produzione e, al loro interno, nelle quindici "categorie" previste dal titolario per gli archivi comunali ¹⁰ . In seguito alle operazioni di ordinamento l'archivio postunitario del comune di Lastra a Signa e l'inventario che gli corrisponde sono risultati costituiti di venticinque serie. Esse sono state individuate tenendo conto dei diversi settori di competenza del comune, della possibilità o no delle serie di accrescersi di nuovo materiale, e dell'autonomia archivistica assunta anche fisicamente da alcuni tipi di documenti.
Nell'elaborare l'impianto dell'archivio non sono state valutate solamente le possibilità organizzative del materiale finora passato nella "sezione separata" ¹¹ , ma ci si è sforzati di attribuire una conformazione che fosse in grado di accogliere anche gli atti del periodo successivo. Proprio perché il comune postunitario è un organismo vivente, tutte le serie sono state ideate per rimanere aperte, per essere cioè proseguite mediante accessioni periodiche, e di conseguenza dotate di una numerazione indipendente.
Si è cercato di rispettare sistemi coerenti d'archiviazione anche quando essi non presentavano una successione cronologica di lungo periodo col ricondurli entro sottoserie chiuse confluenti in serie aperte ¹² . Nel caso di tipologie documentarie che non hanno trovato una costante prosecuzione dopo il 1944, si è proceduto a raggrupparle per affinità di contenuto, ponendo in ultima posizione la sottoserie ancora aperta ¹³ .
La disposizione architettonica delle serie riflette essenzialmente il tracciato del titolano d'archivio allegato alla circolare ministeriale del 1° marzo 1897. Forme circoscritte di interconnessione tra una serie e l'altra sono state segnalate nelle note introduttive premesse alle medesime. Sotto l'aspetto della conservazione non sono da lamentare, per le carte postunitarie, lacune estese o rilevanti. La ricchezza e il carattere seriale di questa documentazione costituiscono due pregi non secondari ai fini dell'esplorazione archivistica e della sua utilizzazione storica.