Fin dalla riforma dei Cinque Conservatori del 15491 fu
previsto che i beni di proprietà delle comunità potessero essere allivellati col
sistema del pubblico incanto. Solo casualmente però i contratti e gli altri
documenti relativi vennero conservati in maniera distinta e spesso confluirono nelle
filze di carteggio generale del cancelliere. Talvolta i contratti vennero trascritti
nei registri di deliberazioni dell'avvenuto incanto. Soltanto nel 17422 i Nove Conservatori dettero istruzioni ai
cancellieri comunitativi affinchè tenessero un registro per annotarvi i contratti di
livello, di censo ecc., raccomandando di riportarvi anche quelli stipulati in
precedenza e di cui esistesse memoria nei documenti d'archivio. L'I.I. del 16
novembre 17793 impose altresì la tenuta di un "libretto ben formato, in cui
saranno descritti distintamente i beni stabili, rendite e proventi delle comunità e
patrimoni dei luoghi pii" della cancelleria, in cui annotare di volta in volta le
concessioni, le alienazioni, i livelli.
