La custodia e la conservazione degli archivi delle comunità e dei luoghi
pii a lui sottoposti rientravano tra le principali incombenze del cancelliere
comunitativo. Era suo dovere infatti "disporre in buon ordine e descrivere con
esatto e diligente inventario nei libri a ciò destinati e tenuti in valida forma,
tutte le scritture, filze e libri pubblici comunitativi" 1. Nell'atto del "sindacato",
cioè del passaggio delle consegne tra un cancelliere e il suo successore, veniva
compilato l'inventario delle carte esistenti in archivio, oltre che dei mobili e
delle suppellettili dei palazzi pubblici: con questo atto si sanciva praticamente il
loro affidamento al nuovo responsabile. In ordine al rescritto del 20 aprile 1772
non era permesso a nessuno, tranne che al cancelliere, "maneggiare i libri e le
filze". A lui era affidato il compito di rilegare gli atti nelle filze e di dotarle
di un repertorio, per una migliore consultazione.
