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IV. Carteggio ed atti icona degli affari comunali

Livello: serie

Estremi cronologici: 1866 - 1960

Consistenza: 694 unità

La trattazione degli affari comunali riceveva da sempre particolari riguardi ed attenzioni: il Comune Unitario pontassievese non faceva eccezione. La disciplina del carteggio degli affari era prescritta da norme statali: l'art. 7 della legge del 18651fu ratificato dall'art. 20 del regolamento comunale di Pontassieve2, con il quale ne fu disposta la protocollazione, ai fini di una corretta manutenzione in entrata e uscita, la classificazione secondo le categorie del titolario e la custodia in fascicoli; per questi ultimi si caldeggiavano repertoriazione ed accurata preservazione.
Come avallo di tali indicazioni, il Comune di Pontassieve inserì le norme sul sistema di archiviazione e di buona conservazione degli affari generali del Comune nel Progetto di regolamento per la trattativa degli affari del municipio 3, approvato dal Consiglio nel 1866 e che prevedeva la classificazione degli atti, ordinari e straordinari, in tre tipologie di affari, individuate sulla base delle competenze degli organi comunali, rispettivamente del Consiglio, del Sindaco e della Giunta4. La classificazione doveva rispettate la gamma delle materie amministrative previste per classi dal titolario.
Tuttavia, i primi due anni di applicazione del regolamento (dal 1866 al 1867) videro disattese le suddette disposizioni: il carteggio venne archiviato secondo procedure in uso in epoca pre-unitaria, ovvero alfabeticamente ed indipendentemente dal fatto che si trattasse di un oggetto o di un nominativo, perseverando nel rilegare gli affari conclusi in singoli fascicoli all'interno di filze5.
Il criterio si richiamava ad una specifica pratica di archiviazione corrente, che prevedeva la conservazione dei fascicoli in cassettiera, lettera per lettera, progressivamente numerati e repertoriati (registrati in una rubrica alfabetico-cronologica) in virtù della lettera di riferimento. Alla chiusura delle pratiche gli affari dell'anno venivano collazionati e rilegati in filze progressivamente rinumerate per anno di riferimento.

Le filze di carteggio degli anni dal 1866 al 1867 contenevano fascicoli rilegati in ordine alfabetico con l'indicazione del numero della registrazione nel repertorio, la numerazione aperta per ogni lettera dell'alfabeto (la numerazione per lettera parte sempre da 1), il numero progressivo annuale e l'indicazione del numero della filza che li rilegava.
A titolo d'esempio si riporta il codice rilevabile sulla camicia del fascicolo:
1. anno di trattazione dell'affare, es.: 1866;
2. numero di registrazione del repertorio a numerazione aperta per lettera, es.: A n. 23;
3. numero d'ordine progressivo assegnato ai fascicoli per anno di riferimento, es.: fascicolo n. 1;
4. numero della filza, es.: filza IV
I fascicoli venivano rilegati alfabeticamente nella filza, secondo l'oggetto od il soggetto, progressivamente numerati, generando così filze annuali (cfr. Tab. 7).

Tabella 7. Prospetto di confronto delle categorie dei diversi titolari in uso fra il 1866 - 1867

Affari ordinari Affari ordinari Affari ordinari Affari ordinari Affari del Sindaco
Filza I 1866

Fascicoli 1 - 64
Lettera A - D

Filza II 1866

Fascicoli 65 - 114
Lettera E - M

Filza III 1866

Fascicoli 115 - 152
Lettera E - M

Filza IV 1866

Fascicoli 153-191
Lettera E-M

Stato civile
Leva
Carceri
Pubblica Sicurezza

Filza I 1867

Fascicoli 1-81
Lettera A - F

Filza II 1867

Fascicoli 82 -138
Lettera G - P

Filza III 1867

Fascicoli 139 - 183
Lettera Q - V

Filza mista 1867

Fascicoli 1 - 41
Lettera A - T

Stato civile
Leva
Carceri
Pubblica Sicurezza



Nel 1868 fu adottata la classificazione per categoria di affari, secondo quanto stabilito dal regolamento del 1866. Gli atti vennero così raccolti in sei macrocategorie di affari generali definite nel titolario ed indicate nel Regolamento come di seguito:

I. Corrispondenza generale, protocolli, partecipazioni di deliberazioni, registro, archivio, pubblicazioni, personale comunale
II. Polizia municipale, lavori fabbriche e strade, illuminazione notturna
III. Finanze, uffizio del Camarlingo, magazzino
IV. Igiene pubblica, beneficenza, pubblica istruzione
V. Leva, guardia nazionale, alloggi militari, liste elettorali
VI. Stato civile, tenuta dei registri di popolazione, affari legali

Le voci del titolario per categorie non erano fisse dato che la posizione ed il numero rispetto al titolario fornito dal Regolamento variavano annualmente. Le variazioni del titolario erano quasi sempre associabili ad avvenimenti di carattere politico-amministrativo e generarono mutamenti nella struttura, nell'ordine o nel reclutamento di una determinata categoria di affare. Ne costituiscono esempi la soppressione della guardia nazionale (1876), della delegazione di pubblica sicurezza (1881) ed il passaggio di competenza dal Comune allo Stato sulle carceri giudiziarie di Pontassieve.
Le buste del carteggio, per questo periodo, raccolgono i fascicoli per anno e per categorie, in ordine alfabetico e secondo una doppia numerazione: la prima progressiva annuale, la seconda aperta in base a ciascuna categoria o classe di affari. Tali numerazioni sono descritte ed allegate ai Repertori annuali e alfabetici nei quali, oltre al titolo degli affari, sono riportate le segnature e la collocazione del fascicolo all'interno delle singole filze o buste.
I fascicoli, inizialmente rilegati in una filza, successivamente vennero singolarmente raccolti in buste dotate di doppia numerazione, unica e progressiva per anno la prima (filze annuali), aperta per categoria la seconda (riportata nel repertorio dei fascicoli).

Tabella 8. Prospetto dell'ordine descrittivo dei fascicoli in filze e buste in uso nel 1868

Affari ordinari per categoria Affari ordinari per categoria Affari ordinari per categoria Affari speciali
Filza I 1868

Fascicoli 1 - 62
(1° numerazione progressiva)

Filza II 1868

Fascicoli 63 - 130
(numerazione progressiva)

Filza III 1868

Fascicoli 131 - 170
(numerazione progressiva)

Filza 1868
Fascicoli 1868
(numerazione per categoria)

1 Guardia Nazionale 1-7
2 Liste elettorali 1
3 Polizia e P.S. n. 1 - 28
4 Amministrazione e statistica 1 - 23

Fascicoli 1868
(numerazione per categoria)

5 Leva militare n. 1 - 9
6 Istruzione e Benef.za 1 - 21
7 Imposte tasse n. 1 - 37

Fascicoli 1868
(numerazione per categoria)

8 Lavori Pubblici 1 - 10
9 Affari in genere 1 - 10
10 Culti e cimiteri 1 - 6
11 Sanità pubblica 1 - 15

Fascicoli

Costruzione Ponte Argomenna

Tabella 8a. Prospetto dell'ordine descrittivo dei fascicoli in filze e buste in uso fra il 1889 e fino al 1910

Affari comunali per materia Affari comunali materia Affari comunali per materia Affari comunali per materia
Filza I 1889

Fascicoli 1 - 20:

Filza II 1889

Fascicoli 21 - 40:

Filza III 1889

Fascicoli 41 - 65:

Filza IV 1889

Fascicoli 66 - 84:

Fascicoli

Amministrazione 1 - 7
Sanità 8-20

Fascicoli

Lavori Pubblici 21 - 30
Liste elettorali 31 - 35
Affari in genere 36 - 40

Fascicoli

Polizia 41 - 47
Imposte e tasse 48 - 60
Sicurezza pubblica 61 - 65

Fascicoli

Istruzione e Beneficenza 66 - 74
Leva e affari militari 75 - 80
Culti e cimiteri 81 - 84

Il prospetto, nella tabella 9 che segue, consente di confrontare il variare delle voci di categorie presenti nelle filze e l'ordine di posizione dei fascicoli per tre periodi distinti e compresi fra il 1869 e il 1908.
La tabella 9 consente di confrontare la variazione delle voci di categorie presenti nelle filze e l'ordine di posizione dei fascicoli per tre periodi distinti, compresi fra il 1869 e il 1908.

Tabella 9. Prospetto di confronto delle categorie dei diversi titolari in uso fra il 1865, 1881 - 1889 e 1910

Titolario 1869

1 Guardia nazionale*
2 Liste elettorali
3 Polizia municipale e P.S.
4 Amministrazione e statistica
5 Leva e affari militari*
6 Istruzione pubblica e Beneficenza
7 Imposte tasse e contabilità
8 Lavori pubblici
9 Affari in genere
10 Culti e cimiteri
11 Sanità pubblica
12 Carceri
13 Stato civile

Titolario 1881 - 1888

1 Amministrazione e statistica
2 Affari in genere
3 Lavori pubblici*
4 Polizia municipale
5 Pubblica Sicurezza*
6 Culti e cimiteri
7 Sanità pubblica
8 Istruzione e Beneficenza
9 Leva e affari militari
10 Liste elettorali
11 Stato civile*
12 Carceri
13 Imposte tasse e contabilità

Titolario 1889 - 1910

1 Amministrazione e statistica
2 Sanità pubblica
3 Affari diversi
4 Imposte tasse e contabilità
5 Polizia municipale
6 Beneficenza
7 Istruzione
8 Lavori pubblici
9 Stato civile*
10 Culti e cimiteri
11 Leva e affari militari
12 Liste elettorali
13 Pubblica Sicurezza

Le categorie di affari contrassegnate in tabella con l'asterisco (*) ebbero, invece, un'archiviazione separata, in quanto considerate categorie di affari delegate al Sindaco dallo Stato e, dunque, non direttamente di competenza del Comune, come nel caso di stato civile, Leva e Pubblica Sicurezza. Per tale motivo furono predisposte filze di carteggio particolare, separate da quelle del carteggio generale, inventariate come sottoserie ed indicate con il nome della categoria di appartenenza.
Tale novità (archiviazione delle pratiche in virtù della categoria) non introduceva particolari variazioni di sistema, ad eccezione della numerazione la quale, a partire dal 1889 venne ridotta alla sola annuale e progressiva quando invece, per gli anni precedenti, la registrazione adottava una duplice numerazione: l'una aperta, alfabetica o per categoria e l'altra unica e progressiva per anno.
Dal 1889 la numerazione aperta cadde in disuso, a favore della numerazione unica, cronologica e progressiva per anno.
Le buste di atti dei primi del Novecento contengono filze prive di alcuni fascicoli. In molti casi li si recuperano in altre unità (di anni successivi od appartenenti ad altra documentazione), ivi probabilmente traslocate per esigenze amministrative.
Il criterio di repertoriazione dei fascicoli rimase quasi invariato, con l'aggiunta della voce categorie di affari e del numero della delibera di approvazione dell'affare, anche questa riportata sulla camicia del fascicolo, come nell'elenco seguente:

1. anno di trattazione dell'affare, es.: 1869
2. numero della filza, es.: filza I
3. voce della categoria, es.: IV Guardia Municipale
4. numero d'ordine annuale, es.: 23
5. numero del registro repertorio
6. numero del protocollo della deliberazione

Questo modello di titolario di classificazione modificato rimase in uso a Pontassieve fino al 1910, quando fu sostituito dal titolario allegato alla circolare del Ministero dell'Interno del 1897.



La sezione C riunisce la corrispondenza dal 1911 al 1960, archiviata in base al titolario istruito dal Ministero dell'Interno con la circolare del 1897 e costituito da 15 categorie, suddivise in classi e fascicoli6.
Nel 1900 fu emanata una circolare del Ministero dell'Interno che regolamentava, a livello nazionale, la tenuta e la gestione degli archivi comunali, mediante il sistema di registrazione su protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita nonché la classificazione e la fascicolazione degli affari in base ad un quadro di funzioni, elencate e descritte nel titolario di classificazione riportato nella circolare medesima, secondo le 15 categorie di affari del 1897.
Pontassieve introdusse il titolario del 1897 a partire dal 1911, sebbene non sempre scrupolosamente consultato. Il primo concorso per archivista a Pontassieve fu indetto nel 1912, al fine di individuare un funzionario che si occupasse della corretta gestione dell'archivio e della tenuta del protocollo. La prova d'esame basato mirava ad enucleare la corretta conservazione degli affari (attraverso l'uso del titolario di classificazione) e la conoscenza delle norme per la protocollazione della corrispondenza7.
L'applicazione del titolario di classificazione degli atti trovò, tuttavia, standardizzazione, secondo le regole definite dal Ministero, solo nel decennio successivo.
Dal 1911 al 1915 risulta, infatti, del tutto assente la categoria XIII Esteri, mentre sono invertite le due ultime categorie: la XIV si riferisce quasi sempre alla categoria Pubblica Sicurezza e non alla categoria Oggetti diversi, come invece definito dal modello Astengo.
La corretta applicazione del titolario del 1897 risale, per Pontassieve, al 1927. Fu soprattutto dopo l'insediamento del Podestà a seguito della riorganizzazione degli uffici del Comune che il procedimento fu effettivamente adottato dall'amministrazione comunale. Tutti gli atti, dagli anni Trenta ai Cinquanta, risultano riuniti in un fascicolo intestato alla categoria e sulla sua coperta sono indicati i titoli dei fascicoli riferiti alla medesima classe. Ognuno dei fascicoli si riferisce a singole pratiche ed è progressivamente numerato.
L'adozione e l'aggiornamento del titolario proseguì fino agli anni Sessanta quando, tuttavia, la fascicolazione della corrispondenza (per categoria, classe e fascicolo) risultò sempre meno regolare a favore della crescente consuetudine nell'organizzare fascicoli per tipologia documentale. Si inaugura, cioè, un diverso sistema di archiviazione che, nel corso degli anni Settanta, provocò l'abbandono della fascicolazione in base al titolario, preferendovi un criterio soggettivo in base all'ufficio di appartenenza, in gran parte responsabile della successiva frammentazione del carteggio in tipologie documentali.



La seconda parte comprende la documentazione di competenza del Sindaco per gli anni 1865- 1910. Gli affari venivano distinti e separatamente archiviati.
In sintesi, la serie del carteggio e degli affari ordinari esaminati dagli organi comunali risente di tre diversi criteri di archiviazione, alternativamente adottati nel tempo. In ottemperanza a tali criteri di archiviazione originaria, il carteggio è stato suddiviso in due parti.
La prima è relativa agli affari compresi tra il 1866 ed il 1910 e riunisce la sottoserie chiusa del carteggio generale, distinta in sottoripartizioni indicate con le lettere A, B e C, utilizzate per indicare i diversi criteri di archiviazione adottati nel tempo. La Sezione A si riferisce al carteggio archiviato secondo un titolario di affari in ordine alfabetico per materia e per gli anni dal 1866 al 1867; la Sezione B si riferisce al carteggio archiviato in base ad un titolario (non codificato) di tredici categorie o classi di affari il cui numero, in rapporto alla materia trattata, variava di anno in anno quantunque gli atti, all'interno della classe, siano successivamente stati ordinati alfabeticamente per gli anni dal 1869 al 1910; la sezione C raccoglie il carteggio degli anni dal 1911 al 1960, archiviato secondo il titolario del 1897, o titolario Astengo, che suddivideva gli affari in 15 categorie.
La seconda parte si riferisce invece al carteggio relativo ad affari di competenza del Sindaco ed è divisa in quatto sottoserie aperte, concernenti le materie di Leva, Pubblica Sicurezza, Stato civile e Carceri.

La serie IV, distinta in Parti I e II, si suddivide in serie e sottoserie, come di seguito:

Parte I. Carteggio generale IV /1

Carteggio ed atti degli affari comunali:
Sottoserie IV/ 1A - dal 1865 al 1868
Sottoserie IV/ 1B - dal 1869 al 1910
Sottoserie IV/ 1C - dal 1911 al 1960

La sottoserie IV/1 A, B, C comprende 663 unità così numerate:

Sottoserie IV/ 1A: dal numero 1 al 4
Sottoserie IV/ 1 B: dal numero 5 al 169
Sottoserie IV/ 1 C: dal numero 170 al 663

Parte II. Carteggio affari particolari di competenza del Sindaco

IV/2 - Carteggio affari militari;
IV/3 - Carteggio di Pubblica Sicurezza;
IV/4 - Carteggio di Stato civile;
IV/5 - Carteggio degli affari sulle carceri.





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