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V. Repertori degli affari comunali

Livello: serie

Estremi cronologici: 1868 - 1908

Consistenza: 4 unità

I Repertori costituiscono strumenti di corredo utilizzati per la registrazione degli affari esaminati. La tenuta di tali strumenti fu regolamentata dall'art. 7 della legge del 1865 e dall'art. 20 del regolamento comunale del 1866, i quali disposero che la corretta conservazione degli atti si concretasse con la protocollazione dei documenti, la classificazione secondo le categorie del titolario1, la conservazione in fascicoli e la repertoriazione.
In base al regolamento, i Repertori dovevano organizzare i fascicoli in ordine alfabetico secondo le voci presenti nel modello ufficiale del bilancio preventivo ed agli articoli di pertinenza degli affari. Rispettivamente alle voci medesime venivano creati i fascicoli, all'interno dei quali erano riuniti e conservati i relativi documenti.
Con la circolare del Ministero dell'Interno del 1897, che prevedeva l'applicazione di un titolario di 15 categorie (allegato A), ed il R.D. n. 35 del 1900, vennero riconfermate le modalità di archiviazione dei fascicoli mediante fascicolazione e repertoriazione. In base al modello riportato nella suddetta circolare (allegato C) tutti gli affari registrati nel protocollo generale dovevano essere successivamente descritti nell'indice del repertorio alfabetico, in base al titolo dell'oggetto od al nome del soggetto dell'affare. Questo registro, come il protocollo, sarebbe stato annuale
La serie dei Repertori degli affari generali del Comune di Pontassieve è costituita da quattro registri relativi al periodo compreso fra il 1868 e il 1908. Dopo tale data non si rinvengono altri registri. E' alquanto probabile che la serie non abbia subito una vera interruzione: alcuni registri potrebbero essere andati perduti o distrutti durante gli eventi bellici
La descrizione dei fascicoli nei Repertori riflette due distinti criteri di archiviazione degli affari. Il repertorio degli affari dal 1866 al 1867 descrive i fascicoli in base alla lettera dell'alfabeto, particolare che spiegherebbe il formato rubrica del registro. Le voci elencano: l'argomento della pratica, l'anno di riferimento, il numero di filza ed il relativo numero d'ordine questa dei suoi fascicoli (numerazione unica e progressiva per anno), il numero dei fascicoli all'interno della lettera dell'alfabeto (numerazione aperta per lettera). Ad esempio: filza I, n. R. 20, lett. B 12BIS.
Dal 1868 al 1907 i Repertori si presentano invece come registri cronologici in cui gli affari vengono descritti sotto la categoria del titolario allora in uso. I Repertori riportano la voce della categoria per fascicolo, l'anno di riferimento, l'oggetto dell'affare, il numero della filza in cui è rilegato il fascicolo ed il suo numero d'ordine. Ad esempio: Repertorio 20 Sanità e igiene filza I, n. 4. In alcuni casi le date di riferimento sono riportate all'inizio del registro piuttosto che nella colonna corrispondente all'anno.
I Repertori, formulati in modo da contenere sia i dati di protocollazione che di fascicolazione, vennero tuttavia presto sostituiti da due distinte tipologie di registri: per il protocollo il primo ed il secondo per la fascicolazione e la repertoriazione degli affari.

Tabella 11. Voci presenti nel repertorio degli affari

Voci del Repertorio degli affari in ordine alfabetico. Periodo: pre e post-unitario2 Voci del Repertorio degli affari in ordine di titolario. Periodo: pre e post-unitario Voci del Repertorio degli affari in ordine di titolario. Periodo: ultimi decenni dell'ottocento e primo decennio del Novecento
1. Numero d'ordine e data (giorno, mese e anno) 1. Numero d'ordine (non sempre presente) 1. Indicazione del nome e cognome del soggetto o della topologia documentale
2. Indicazione del soggetto o dell'oggetto cui si riferisce la pratica 2. Categoria di classificazione 2. Indicazione dell'affare o dell'oggetto
3. Descrizione dell'oggetto 3. Data di registrazione e numero dell'affare 3. Indicazione della data o numero protocollo
4. Passaggio a diversi ministri per informazioni 4. Ufficio o parti interessate all'affare 4. Indicazione della categoria di affari in base al titolario precedente a quello Astengo: denominazione e numero di categoria, da 1 a 14
5. Rappresentanze 5. Descrizione dell'oggetto o del soggetto cui si riferisce la pratica 5. Indicazioni relative all'archiviazione del fascicolo: a) anno di riferimento 1881 b) numero della filza IV c) numero del fascicolo 5
6. Autorità competente (Consiglio, Magistrato, Gonfaloniere) e indicazioni delle sedute per la soluzione 6. Indicazione della collocazione fisica del fascicolo nel contenitore
7. Indicazioni relative all'archiviazione del fascicolo: a) anno di riferimento 1858 b) numero della filza II c) numero del fascicolo 5
Esempio: numero 6, Giuseppe Bongi, macina al mulino, Magistrato, seduta del 12 aprile 1858, Filza I, 3. Esempio: Filza anno e numero della posizione attribuita al fascicolo: Filza IV, n. 93 Le prime colonne erano utilizzate per descrivere il fascicolo mentre, nelle ultime, erano indicati i riferimenti di archiviazione, collocazione fisica all'interno nel contenitore (filza o busta) e fascicolo.
Esempio: 1 Avvisi d'asta, 2. Pubblicazione per altri uffici, 1881, categoria 1 amministrazione e statistica, 1881, III, 80.



1
Indice repertorio degli affari archiviati dal 1868 al 1880
Reg. leg. perg.
1868 - 1880
2
Repertorio degli affari archiviati dal 1881 al 1889
Reg. leg. perg.
1881 - 1889
3
Repertorio degli affari archiviati dal 1890 al 1899
Reg. rubrica leg. m. stoffa
1890 - 1899
4
Repertorio degli affari archiviati dal 1900 al 1908
Reg. rubrica leg. cart.
1900 - 1908
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