Entrate e uscite e saldi dei camarlenghi

Livello: serie

Nella serie si conservano 136 registri semestrali, ripartiti al loro interno in sezioni relative a Entrate e uscite in denaro, grano o altri generi e talvolta conclusi dalla verbalizzazione del sindacato, che generalmente veniva annotata nei Libri di memorie. La serie si conserva in forma estremamente lacunosa a partire dal 1557 e con maggiore continuità dal 1580, interrompendosi definitivamente dopo il primo semestre del 1696.

I registri di Entrate e uscite rappresentavano in ogni amministrazione lo strumento contabile fondamentale per il controllo del movimento del denaro o di altri beni utilizzati per riscossioni e pagamenti. Tali registri, ordinati cronologicamente e suddivisi in maniera netta nelle loro due parti, permettevano di verificare la gestione contabile dell'ente in riferimento a un periodo ben definito, corrispondente alla durata in carica dell'ufficiale responsabile della cassa (camarlengo). Generalmente quindi i registri di Entrate e uscite venivano redatti da un apposito scrittore, dal cancelliere o - nelle comunità di modeste dimensioni - dal giusdicente, verosimilmente sulla base di materiale preparatorio e/o accessorio, allo scopo di consentire l'esecuzione della revisione finale delle ragioni dei camarlenghi da parte di specifici incaricati (sindaci) e quindi del saldo¹.

Oltre a curare la tenuta della cassa della comunità, nonché della documentazione d'archivio, il camarlengo di Castiglione - eletto ogni sei mesi con le stesse modalità dei priori - era membro di diritto dei consigli e talvolta prendeva parte alle riunioni del collegio priorale². Lo statuto del 1440 prevedeva in particolare che egli dovesse mettere a entrata i denari o i beni che gli fossero pervenuti e a uscita quanto speso per ordine dei priori, facendo redigere le relative registrazioni contabili al vicario; il camarlengo doveva inoltre far inventariare al vicario tutte le masserizie comunitative e darne consegna di volta in volta al successore. Al termine dell'ufficio, di durata annuale dal luglio 1600³, i sindaci generali provvedevano assieme al vicario alla revisione contabile e all'effettuazione del saldo.

Secondo quanto si ricava dalla documentazione conservata⁴, nella gestione della contabilità comunitativa il camarlengo di Castiglione provvedeva ai pagamenti dietro autorizzazione dei priori. Il giusdicente annotava al contempo l'effettuazione e l'importo del pagamento nel Libro di memorie o nel registro di Debitori e creditori, nel quale veniva pure riportato il rimando alla carta del registro delle Entrate e uscite. Lo stesso giusdicente provvedeva inoltre ad annotare nei medesimi Libri di memorie o nei registri di Debitori e creditori le somme in entrata riscosse dal camarlengo, riportate anch'esse nel medesimo registro di Entrate e uscite. Al termine dell'ufficio, i sindaci provvedevano al controllo della cassa e degli atti contabili e alla redazione del saldo. A partire dalla seconda metà del XVI secolo i camarlenghi erano tenuti a sottoporre in Siena il registro di Entrate e uscite col relativo saldo all'approvazione dei Quattro Conservatori⁵.