Serie III. Protocolli della corrispondenza

Livello: serie

Già il regolamento applicativo della legge comunale e provinciale del 1865 stabiliva la tenuta di questi registri. Le Istruzioni ministeriali del 1° marzo 1897 riguardavano, in particolare, «la tenuta del protocollo» (art. 4-10). In questi registri, conformi al modello ministeriale, dovevano registrarsi con un numero progressivo annuale non solo le lettere spedite e ricevute ma «tutte le carte, le memorie, i provvedimenti, anche di iniziativa dell'ufficio».
Ogni pagina del registro doveva essere suddivisa in undici colonne indicanti rispettivamente: 1. il numero d'ordine; 2. la data di registrazione; 3. il numero antecedente; 4. la data e il numero delle carte in arrivo; 5. il numero degli allegati; 6. la provenienza; 7. l'oggetto o sunto del contenuto delle carte; 8. l'ufficio al quale l'affare era assegnato; 9. la data e il tenore del provvedimento; 10. il numero susseguente; 1[1]. La classificazione distinta in categoria, classe e fascicolo. Al termine di ciascun anno si doveva compilare un indice alfabetico.
Presso il comune di Prato l'uso di compilare un indice dei nomi e un repertorio delle materie venne introdotto per la prima volta nel gennaio 1869 (registro n. 8) e adottato sistematicamente solo dall'anno 1870 (registro n. 10).
Per facilitare il reperimento dei documenti, a fianco degli estremi cronologici del registro, sono stati indicati i numeri progressivi contenuti in ciascun protocollo.